Tally Prime के अंतर्गत पिछले आर्टिकल मे आपने Scenario Management का इस्तेमाल करना जाना, Scenario क्या होता है इसका इस्तेमाल क्यों और कैसे किया जाता है यह सीखा। आज के आर्टिकल मे आप Tally Prime के अंतर्गत Cost Center क्या होता है, इसका इस्तेमाल कैसे करते है यह जानेंगे।
What is Cost Center (लागत केंद्र क्या है)
Cost Center एक ऐसा फीचर है जिसके द्वारा व्यापार की विभिन्न इकाइयों जैसे – Income & Expenses का लेखाजोखा मैनेज किया जा सकता है। किसी व्यापार मे होने वाले खर्चों या लाभ के लिए Cost Centers का उपयोग करके धनराशियाँ आवंटित कर सकते है, तथा आवंटित की गई धनराशि की रिपोर्ट भी देख देख सकते हैं। इसे निम्न उदाहरण के द्वारा समझते हैं-
Q.1 – 1-4-2022, कंपनी ने Office Expenses से संबंधित निम्न खर्चे नगद पेमेंट किए।
- Stationary – 5000
- Sundry Expenses – 3500
- News Paper – 1200
Q. 2 – 1-4-2022, कंपनी ने निम्न कर्मचारियों को नगद वेतन भुगतान किया।
- Mukesh Kumar – 10000
- Shyam Kishore – 11500
- Rohan – 7500
उपरोक्त प्रश्नों की एंट्री को Cost Center का उपयोग करके बना सकते हैं।
Creating Cost Center (लागत केंद्र बनाना)
Gateway of Tally>Masters>Create>Cost Center>Create
नोट – यदि Cost Center ऑप्शन प्रदर्शित नहीं होता है, तो Show More या Show Inactive ऑप्शन पर क्लिक करे।
Cost Center को Primary या Sub-Primary बना सकते हैं, Primary Cost Center को किसी समूह का नाम दिया जा सकता है। तथा उस समूह के नीचे अन्य Cost Center भी बना सकते है। ऐसा करने से Cost Center रिपोर्ट देखने पर खर्चे/आय ग्रुप मे दिखाई देंगे। नीचे स्क्रीनशॉट मे दिखाया गया है कि Office Expenses नाम से Primary Cost Center क्रीऐट किया गया है, तथा Stationary नाम से Sub-Cost Center क्रीऐट किया गया है, जिसे Office Expenses के अन्डर रखा गया है।
- Name : इसमे Cost Center का नाम देंगे।
- Under : इसमे Primary सिलेक्ट करेंगे, Primary सिलेक्ट करने ये यह Cost Centers का समूह बन जाएगा।
- इसके बाद स्क्रीन को Accept कर लेंगे।
इसके बाद पुनः नया Cost Center क्रीऐट करेंगे। जिसे Office Expenses के Under रखेंगे।
- Name : इसमे Cost Center का नाम देंगे।
- Under : इसमे Office Expenses सिलेक्ट करेंगे।
- इसके बाद स्क्रीन को Accept कर लेंगे।
इसी तरह एक से अधिक Cost Center क्रीऐट कर सकते हैं । उपरोक्त Method के द्वारा नीचे दी गई लिस्ट के अनुसार सभी Cost Center क्रीऐट कर लेंगे।
| Cost Center Name | Under |
| Office Expenses | Primary |
| Stationary | Office Expenses |
| Sundry Expense | Office Expenses |
| News Paper | Office Expenses |
| Employee Salary | Primary |
| Mukesh Kumar | Employee Salary |
| Shyam Kishore | Employee Salary |
| Rohan | Employee Salary |
Activate Cost Center in Ledger (लागत केंद्र को लेजर मे सक्रिय करना)
जब Cost Center की एंट्री की जाती है तो इसे लेजर मे ON करना जरूरी होता है, अगर Cost Center लेजर मे ON नहीं है तो एंट्री करते वक्त Cost Center प्रदर्शित नहीं होगा। अगर लेजर क्रीऐट या ऑल्टर करते वक्त Cost Center ऑप्शन नहीं आ रहा है तो निम्नलिखित तरीकों से ON कर सकते हैं –
- लेजर क्रीऐशन स्क्रीन से F12 प्रेस करें और Apply Cost Centers for Ledgers -Yes सेट करें।
- लेजर क्रीऐशन स्क्रीन से Ctrl+i प्रेस करें और Cost Center Applicability – Yes सेट करें।
उपरोक्त प्रश्नों की एंट्री करने के लिए निम्नलिखित 2 लेजर्स क्रीऐट करनी है, जिसे निम्न प्रकार क्रीऐट करेंगे।
- Office Expense > Indirect Expenses > Cost Center Applicable > Yes > Accept
- Employee Salary > Indirect Expenses > Cost Center Applicable > Yes > Accept
Voucher Entry Using Cost Center (लागत केंद्र की एंट्री करना)
Q.1 – 1-4-2022, कंपनी ने Office Expenses से संबंधित निम्न खर्चे नगद पेमेंट किए।
- Stationary – 5000
- Sundry Expenses – 3500
- Newspaper – 1200
Q. 2 – 1-4-2022, कंपनी ने निम्न कर्मचारियों को नगद वेतन भुगतान किया।
- Mukesh Kumar – 10000
- Shyam Kishore – 11500
- Rohan – 7500
उपरोक्त प्रश्नों की एंट्री Payment Voucher मे एक साथ कर सकते है, क्योंकि दोनों एंट्री Payment की है व एक ही Date मे होनी है।
Gateway of Tally>Transactions>Payment (F5)
Voucher Mode : Double Entry (Ctrl + H)
Dr Office Expenses 9700
Office Expenses लेजर सिलेक्ट करने के बाद Cost Centers को जितना Amount Allocate करना है वह भरेंगे। और अगली स्क्रीन मे Cost Centers सिलेक्ट करेंगे और जिस Cost Center को जितना Amount Allocate करना है वह भरेंगे।
Office Expenses के बाद पुनः Cr को Dr मे बदलकर Employee Salary लेजर सिलेक्ट करेंगे व Employee Salary के Cost Centers के लिए जितना Amount Allocate करना है वह भरेंगे। और अगली स्क्रीन मे Employee Salary के Cost Centers सिलेक्ट करेंगे और जिस Cost Center को जितना Amount Allocate करना है वह भरेंगे।
इसके बाद Cr मे Cash सिलेक्ट कर वाउचर Accept कर लेंगे।
इस तरह Cost Center का इस्तेमाल कर अन्य खर्चों व आय के भी Cost Center क्रीऐट कर एंट्री कर सकते हैं।
Creating Cost Center Category (लागत केंद्र की केटेगरी बनाना)
Cost Centers को Cost Category के द्वारा भी मैनेज किया जा सकता हैं, इससे अलग-अलग प्रकार के खर्चों व इनकम के लिए Cost Category तैयार की जा सकती हैं तथा उनके अंतर्गत विभिन्न Cost Center तैयार कर सकते है। Primary Cost Category नाम से डिफ़ॉल्ट केटेगरी पहले से बनी होती है, नई केटेगरी बनाने के लिए नीचे Branch 1 Income से Cost Category बनाना बताया गया है, जिसे निम्न पाथ के द्वारा बनाएंगे-
Gateway of Tally>Masters>Create>Cost Category
नोट – यदि Cost Category ऑप्शन प्रदर्शित नहीं होता है, तो Show More या Show Inactive ऑप्शन पर क्लिक करे।
- Name : इसमे Cost Category का नाम दर्ज करेंगे।
- इसके बाद बाकी ऑप्शन डिफ़ॉल्ट रखकर स्क्रीन Accept कर लेंगे।
Cost Category बनाने के बाद Cost Centers को ऊपर बताए गए मेथड के अनुसार क्रीऐट करेंगे।
- Category : इसमे Cost Center के लिए Category सिलेक्ट करेंगे। जैसे – Branch 1 Income
- Name : इसमे Cost Center का नाम देंगे।
- Under : इसमे Primary सिलेक्ट करेंगे।
- इसके बाद स्क्रीन Accept(Ctrl+A) कर लेंगे।
Cost Category और Cost Center बनाने के बाद वाउचर एंट्री कर सकते हैं। यहाँ एक उदाहरण लेकर वाउचर एंट्री को करना बताया गया है।
Q.1- 1-5-2022, को कंपनी ने Branch 1 से निम्न Income नगद रिसीव किया।
- Sales – 22000
- Scrap – 3500
- Commission – 13000
उपरोक्त एंट्री को Cost Center व Category के द्वारा मैनेज कर सकते है, इसके लिए Branch 1 Income नाम से नया लेजर बना लेंगे और लेजर मे Cost Center Applicable – Yes सेट कर देंगे। अब एंट्री करने के लिए Receipt Voucher चुनेंगे क्योंकि यहाँ Balance Receive हो रहा है, तथा Receipt Voucher को Double Entry Mode मे Ctrl+H शॉर्टकट की मदद से सेट कर लेंगे। इसके बाद Cr फील्ड मे Branch 1 Income लेजर सिलेक्ट करेंगे और Cost Centers के लिए टोटल Amount Allocate करेंगे। इसके बाद Cost Centers की Cost Category सिलेक्ट करने के लिए ऑप्शन आएगा। इसमे Cost Category सिलेक्ट करेंगे और आगे उस केटेगरी से संबंधित Cost Centers सिलेक्ट करेंगे तथा जिस Cost Center को जितना Amount Allocate करना है वह भरेंगे। इसके बाद Dr फील्ड मे Cash खाते को सिलेक्ट कर वाउचर Accept कर लेंगे।
इस तरह Cost Category का इस्तेमाल करके Income या Expenses से संबंधित विभिन्न Cost Centers को मैनेज कर सकते हैं। उपरोक्त की गई एंट्री की रिपोर्ट Cost Center Summary से देख सकते हैं।
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Cost Center Class (लागत केंद्र की क्लास बनाना)
Cost Centers को Cost Center Class की मदद से भी मैनेज कर सकते हैं। इस फीचर के द्वारा Cost Centers के लिए एक Class बना सकते हैं तथा उस Class के अंतर्गत Cost Centers के लिए Amount Value को % मे पहले से सेट कर सकते है। ऐसा करने से जब Cost Center की एंट्री करेंगे तो जो भी टोटल धनराशि Cost Center क्लास के लिए Allocate करेंगे वह ऑटोमैटिक Class से अनुसार सभी Cost Centers मे डिस्ट्रिब्यूट हो जाएगा। Cost Center Class को निम्न तरह क्रीऐट करेंगे-
Gateway of Tally>Masters>Create>Cost Center Class
नोट – यदि Cost Center Class ऑप्शन प्रदर्शित नहीं होता है, तो Show More या Show Inactive ऑप्शन पर क्लिक करे।
- Class Name : इसमे Claas का नाम लिखेंगे। जैसे – Advertisement Expenses
- Category : इसमे Cost Center की Category सिलेक्ट करेंगे। जैसे – Advertisement (नई Category को Alt+C प्रेस करके तुरंत बना सकते हैं)
- Cost Center : इसमे Cost Centers के नाम टाइप करेंगे। जैसे – Tv Ads, Banner & Hoarding, Digital Ads etc. (नए Cost Centers को Alt+C प्रेस करके तुरंत बना सकते हैं)
Cost Center Class क्रीऐट करने के पश्चात वाउचर एंट्री कर सकते हैं। अगर खर्चे से संबंधित Cost Center की एंट्री करनी है तो इसके लिए Payment वाउचर मे जाकर Dr. फील्ड मे Cost Center का लेजर सिलेक्ट करेंगे तथा Total Amount दर्ज करेंगे। इसके बाद बनाई गई Cost Center Class सिलेक्ट करेंगे। Cost Center Class सिलेक्ट करते ही जो धनराशि Cost Center के लिए Allocate की गई है वह ऑटोमैटिक सभी Cost Centers के लिए डिस्ट्रिब्यूट हो जाएगी, क्योंकि Cost Center Class बनाते वक्त पर्सेन्ट (%) के आधार पर सभी Cost Centers के लिए Amount को Allocate कर दिया गया था। इसके बाद Cr. फील्ड मे Cash A/c सिलेक्ट करेंगे और वाउचर को Accept कर लेंगे।
Cost Center Summary Report (लागत केंद्र की रिपोर्ट देखना)
Cost Center की एंट्री करने के बाद उसकी रिपोर्ट निम्न पाथ पर जाकर देख सकते हैं, इसके लिए जाएं-
Gateway of Tally>Display More Report>Statement Of Accounts>Cost Center
यहाँ से निम्न ऑप्शन द्वारा Cost Center रिपोर्ट देख सकते हैं –
- Category Summary
- Cost Center Break-up
- Ledger Break-up
- Group Break-up
अलग-अलग Date की रिपोर्ट को Period (Alt+F2) से बदलकर देख सकते हैं।
Tally Prime के अंतर्गत आज के आर्टिकल मे आपने Cost Center, Cost Category और Cost Center Class का उपयोग करना सीखा। Tally Prime की अगली पोस्ट मे आप Product Manufacturing करना सीखेंगे। Tally Prime व अन्य कंप्यूटर एजुकेशनअपडेट के लिए techdatahindi को निम्न सोशल मीडिया पर भी जॉइन करें।
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