Microsoft Excel मे Data Tab का उपयोग क्या है? (Microsoft Excel Data Tab all options explanation in Hindi)

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Microsoft Excel मे Data Tab का उपयोग

बाहरी स्रोतों से डेटा को इम्पोर्ट करने के लिए, डेटा कनेक्शन बनाने के लिए और रिफ्रेश करने के लिए , डेटा को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के साथ और कई अन्य डेटा टूल जैसे- Goal Seek, Scenario, Data Table आदि के लिए Microsoft Excel मे Formula Tab का उपयोग किया जाता है। Data Tab को Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools और Outline नाम से कई सेक्शन में बांटा गया है। Microsoft Excel मे Data Tab के सभी सेक्शन्स व उनके ऑप्शन्स के बारे में विस्तृत विवरण नीचे दिया गया है।

Formula Tab के सभी सेक्शन्स व उनके ऑप्शन्स

Get External Data

यह सेक्शन ऐसे फ़ंक्शन प्रदान करता है जो आपको बाहरी स्रोतों से डेटा इम्पोर्ट करने की अनुमति प्रदान करते हैं। आप Access, Web, Text Files व अन्य संभावित बाहरी स्रोतों से डेटा को इम्पोर्ट कर सकते हैं।

Connections

यह सेक्शन सभी डेटा स्रोतों को रिफ्रेश करने और बाहरी स्रोतों से कनेक्शन प्रबंधित करने के लिए उपयोग किया जाता है। इसके द्वारा लिंक एडिट कर सकते हैं और इम्पोर्ट किए गए डेटा स्रोत की प्रॉपर्टी जांच सकते हैं।

Sort & Filter

Sort – हम डेटा के किसी भी कॉलम के लिए Alphabetical Sorting या Number Soring का उपयोग कर सकते हैं।
Clear – इस विकल्प का उपयोग Sort और Filter किए गए डाटा की स्थिति को क्लीयर करने के लिए किया जाता है।
Reapply – यह विकल्प नए फ़िल्टर और संशोधित डेटा को पुन: लागू करने के लिए उपयोग किया जाता है। नया या संशोधित डेटा तब तक फ़िल्टर या सॉर्ट नहीं किया जाएगा जब तक आप पुनः Reapply पर क्लिक नहीं करते।
Advance – अड्वान्स फ़िल्टर का उपयोग पूर्वनिर्धारित मानदंड वाले डेटाबेस से सूची निकालने के लिए किया जा सकता है। नियमित फ़िल्टर की तुलना में यह बहुत अधिक नियंत्रण प्रदान करता है।

Data Tools

Text to Column – इस ऑप्शन का प्रयोग टेक्स्ट को कॉलम में बदलने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए सेल में एक पूरा नाम “Gyanendra Prasad Tomar” लिखा है, तथा नाम को First Name, Middle Name और Last Name के रूप में अलग करना चाहते हैं, इसलिए यह विकल्प नाम के प्रत्येक भाग को अन्य कॉलम में वितरित कर सकता है। यह विकल्प Spaces, Tabs, Commas, Dash आदि का उपयोग करके टेक्स्ट को आसानी से अलग-अलग कॉलम में बदल देता है।

Remove Duplicate – इस विकल्प का उपयोग सलेक्टेड रेंज में डुप्लिकेट डेटा को हटाने के लिए किया जाता है।

Data Validation – इस विकल्प के अंतर्गत निम्न तीन ऑप्शन आते है जो इस प्रकार हैं-

Data Validation – यह विकल्प अमान्य डेटा को सेल में दर्ज होने से रोकता है। हम कई शर्तों के साथ अलग-अलग डेटा प्रारूप निर्दिष्ट कर सकते हैं।
Circle Invalid Data – यह विकल्प अमान्य डेटा पर सर्कल बनाता है।
Clear Validation Circle – यह विकल्प अमान्य डेटा के सर्कल्स को हटा देता है।

Consolidate – इस विकल्प का उपयोग एक या एक से अधिक शीट की कई रेंज को नई रेंज में संयोजित करने और योग करने के लिए किया जाता है।

What-If Analysis – इस विकल्प के अंतर्गत निम्न तीन ऑप्शन आते है जो इस प्रकार हैं-

Scenario Manager – एक सेनारिओ मूल्यों का एक संग्रह है जो विभिन्न व्यावसायिक स्थितियों में डेटा परिणामों को बनाने, विश्लेषण करने और तुलना करने की अनुमति देता है। हम एक ही सेल में डेटा के कई वर्जन स्टोर कर सकते हैं, और सेनारिओ लक्ष्य के आधार पर उन्हें बदल कर परिणाम देख सकते हैं।
Goal Seek – यह विकल्प भविष्य के मूल्य को खोजने के लिए उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए हम Goal Seek का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि आपके Loan Goal को पूरा करने के लिए आपको किस ब्याज दर की आवश्यकता होगी।
Data Table – एक Data Table Cells की एक रेंज है, जिसमें हम किसी समस्या के लिए एक से अधिक उत्तरों की गणना कर सकते हैं। Data Table का उपयोग करने के लिए एक अच्छा उदाहरण PMT फ़ंक्शन है, Data Table के साथ PMT फ़ंक्शन का उपयोग करके Loan Amount, Period और Rate के अनुसार विभिन्न EMIs की गणना कर सकते है।

Outline

यह सेक्शन Rows तथा Columns के लिए Group व Ungroup फीचर प्रदान करता है, इसके द्वारा Rows तथा Columns को Collapse या Expand किया जा सकता है जिससे जानकारियों को छिपा व दिखा सकते हैं। इसके अलावा Grouped Items का Total व Subtotal भी कर सकते हैं।

नोट – Microsoft Excel के अंतर्गत इस भाग मे आपने Microsoft Excel मे Data Tab का उपयोग जाना। Microsoft Excel के अगले भाग मे आप Review Tab का उपयोग क्या होता है, यह जानेंगे।

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