How to implement Payroll in Tally Prime in Hindi? (टैली प्राइम मे पैरोल का इस्तेमाल कैसे करें) #TallyPrime 29

नमस्कार दोस्तों! Tally Prime के अंतर्गत पिछली पोस्ट मे आपने GST का उपयोग करते हुए माल को खरीदना/बेचना जाना। GST के अंतर्गत IGST, SGST, CGST क्या होते है, Interstate व Intrastate Purchase/Sales कैसे करते है, यह जाना। Tally Prime के अंतर्गत आज की पोस्ट How to implement Payroll in Tally Prime in Hindi मे आप Payroll का इस्तेमाल करके कर्मचारियों की Payslip कैसे तैयार करते हैं, यह जानेंगे।

Topics in this Post show

What is Payroll? (पैरोल क्या होता है)

Implement Payroll in Tally Prime : पैरोल टैली प्राइम मे एक फीचर होता है, इसकी मदद से कंपनी मे काम करने वाले कर्मचारियों की सैलरी मैनेजमेंट किया जा सकता है। Payroll के अंतर्गत कर्मचारियों की Salary Details आसानी से क्रीऐट कर सकते हैं साथ ही Payroll की मदद से कर्मचारियों की Attendance, Overtime तथा उनकी Payslip भी तैयार कर सकते हैं। Payroll का इस्तेमाल बड़े पैमाने पर कर्मचारियों की सैलरी मैनेजमेंट करने के लिए किया जाता है। इसके द्वारा हजारों कर्मचारियों का वेतन पेमेंट व रिकॉर्ड आसानी से तैयार किया जा सकता है। तो चलिए जानते है – How to implement Payroll in Tally Prime in Hindi?

Payroll Activation in Tally Prime (टैली प्राइम मे पैरोल सक्रिय करना)

टैली प्राइम मे पैरोल फीचर को निम्न तरह से सक्रिय (Active) किया जा सकता है।

Method 1 –

Path : Gateway of Tally>Alt + K (Company)> F11 (Features)

Maintain Payroll : Yes

Method 2 –

Path : Gateway of Tally>Vouchers> F10 (Other Vouchers)>Payroll>Activate – Yes

Note – अगर Payroll Voucher प्रदर्शित नहीं होता है, तो Show Inactive पर जाएं।

उपरोक्त मे से किसी भी मेथड के द्वारा पैरोल फीचर ऑन हो जाएगा तथा Gateway of Tally>Create>Payroll के अंतर्गत निम्न ऑप्शन देखने को मिलेंगे।

Employee Group
Employee
Units (Work)
Attendance/Production Type
Pay Heads
Payroll Voucher Type

नोट – अगर Cost Center और Cost Category फीचर ऑन है, तो उपरोक्त लिस्ट मे Employee Category ऑप्शन भी प्रदर्शित होगा। Employee Group क्रीऐट करते वक्त Employee Category मे Primary Cost Category चुन सकते हैं।

Employee Group Creation (कर्मचारी ग्रुप बनाना)

Employee Group कर्मचारियों की पोस्ट, जॉब रोल या उनके डिपार्ट्मेंट के आधार पर बनाए जा सकते हैं। जैसे- Workers, Incharge, Accountant आदि। एक नए एम्प्लोयी ग्रुप को किस प्रकार से क्रीऐट करते हैं, यह नीचे बताया गया है।

Path : Gateway of Tally>Create>Employee Group

Name : Workers

Under : Primary

Define salary details : No

Name – इसमे एम्प्लोयी के ग्रुप का नाम टाइप करें। जैसे – Worker, Accountant आदि।
Under – इसमे Primary सिलेक्ट करें।
Define salary details – इसे Yes करने से Employee Group क्रीऐट करते समय ही Employee Group की सैलरी डिफ़ाइन कर सकते हैं, बाद मे इस Group के अंदर क्रीऐट किए गए सभी कर्मचारियों की सैलरी इसी Group से कॉपी कर सकते है। लेकिन Salary details ऑप्शन के द्वारा इसे बाद मे भी किया जा सकता है, इसलिए इसे अभी No रखा गया है।
सभी डिटेल्स फिल करने के बाद Employee Group को Accept कर लेंगे।

इसी तरह Accountant, Incharge, Workers आदि के नीचे दी गई टेबल के अनुसार Group बना लेंगे, तथा सभी को Primary के Under रखेंगे।

Employee group	Under	Define salary details
Accountant	Primary	No
Incharge	Primary	No
Workers	Primary	No

Employee Creation (कर्मचारी बनाना)

Employee Group क्रीऐट करने के बाद Employees क्रीऐट करने होते हैं। Employees को क्रीऐट करते समय कर्मचारी की कई सारी डिटेल्स इंटर करनी होती है जैसे- Date of Joining, Employee Number, Function, Blood Group, Gender आदि। नीचे एक नए Employee को क्रीऐट करना बताया गया है।

Path : Gateway of Tally>Create>Employee

Name : Pradeep Sharma

Under : Accountant

Date of joining : 1-4-2020

Define salary details : No

Employees क्रीऐट करने के लिए ऑप्शन्स का विवरण

Name : इसमे Employee का नाम टाइप करेंगे।
Under : इसमे Employee का ग्रुप सिलेक्ट करेंगे।
Date of joining : इसमे Employee की जॉइनिंग डेट दर्ज करेंगे।
Define salary details : इस ऑप्शन को No रहने देंगे।
इसके बाद कर्मचारी की General Information, Bank Details, Passport व Statutory Details भरने के लिए विभिन्न जानकारी पूछी जाएंगी। जरूरी जानकारी को इंटर करके Employee को Accept कर लेंगे।

नोट – उपरोक्त मेथड के अनुसार निम्न टेबल मे दिए गए सभी एम्प्लोयी क्रीऐट कर लेंगे।

Employee Name	Employee Group
Manu Shrivastava	Incharge
Pradeep Sharma	Accountant
Rohit	Worker
Aman	Worker
Rajat	Worker
Vikash	Worker
Ajay	Worker

Units (Work) Creation (यूनिट तैयार करना)

Employees क्रीऐट करने के पश्चात यूनिट्स (Units) क्रीऐट करने होते हैं, इसके अंतर्गत ओवर्टाइम के लिए घंटे, मिनट के यूनिट्स क्रीऐट करेंगे।

Path : Gateway of Tally>Create>Units

Type : Simple

Symbol : Hrs

Formal Name : Hour

No of decimal places : 0

Unit बनाने के लिए ऑप्शन्स का विवरण

Type – इसमे यूनिट का टाइप सिलेक्ट करें। Compound या Simple
Symbol – इसमे यूनिट का सिम्बल टाइप करें जैसे – Hrs, Min
Formal Name – इसमे यूनिट का पूरा नाम लिखें।
No of decimal places – इसमे 0 टाइप करें।
सभी डिटेल्स फिल करने के बाद यूनिट को Accept कर लेंगे।

उपरोक्त तरह से ही निम्न टेबल के अनुसार दिए गए सभी यूनिट्स क्रीऐट कर लेंगे।

Units Symbol	Type	Formal Name	Decimal places
Hrs	Simple	Hour	0
Min	Simple	Minute	0
Hrs of 60 Min	Compound

नोट – Hrs of 60 Min यूनिट बनाने के लिए यूनिट क्रीऐशन स्क्रीन मे Type मे Compound सिलेक्ट करें, फिर Hrs सिलेक्ट करे। इसके बाद Conversion मे 60 भरें और Min सिलेक्ट करे।

नोट – टैली प्राइम मे सिम्पल और कम्पाउन्ड यूनिट क्या होते है, जानने के लिए क्लिक करें।

Attendance/Production Type Creation (उपस्थिति/प्रोडक्शन टाइप बनाना)

यूनिट क्रीऐट करने के बाद अब Attendance/Production टाइप बनाएंगे। इसके अंतर्गत कर्मचारी की Attendance/Leave व Overtime के लिए निम्न प्रकार से Attendance/Production Type क्रीऐट करेंगे।

Path : Gateway of Tally>Create>Attendance/Production Type

Name : Present

Under : Primary

Attendance type : Attendance/Leave with Pay

Period type : Days

Attendance/Production Type बनाने के लिए ऑप्शन्स का विवरण

Name – इसमे Attendance/Production का नाम टाइप करें, जैसे – Present, Leave या Overtime
Under – इसमे Primary चुने।
Attendance type – इसमे Attendance का प्रकार सिलेक्ट करें। जैसे – Present के लिए Attendance/Leave with Pay, Leave के लिए Leave without Pay या Overtime के लिए Overtime
Period type – इसमे Attendance/Production का पीरीअड स्वतः ही सलेक्ट हो जाएगा।
Unit – यह ऑप्शन केवल Overtime के लिए प्रदर्शित होगा, जो स्वतः ही सलेक्ट हो जाएगा।

अब उपरोक्त तरह से ही निम्न टेबल के अनुसार दिए गए Attendance/Production Types क्रीऐट कर लेंगे।

Name	Under	Attendance Type	Period Type/Unit
Present	Primary	Attendance/Leave with Pay	Days
Leave	Primary	Leave without Pay	Days
Overtime	Primary	On Production	Hrs of 60 Min

Pay Heads Creation (पे-हेड बनाना)

Pay Heads किसी कर्मचारी की सैलरी मे Earning या Deduction किए जाने वाले Amounts होते हैं, जैसे – Basic Pay, TA, DA, HRA, PF आदि। Pay Heads को निम्न तरह से क्रीऐट करते हैं-

Path : Gateway of Tally>Create>Pay Heads

1. Basic Pay

Name : Basic Pay

Pay Head Information

Pay head type : Earning for Employees

Income type : Fixed

Under : Indirect Expenses

Affect net salary : Yes

Name to be displayed in payslip : Basic Pay

Use for calculation of gratuity : No

Calculation type : On Attendance

Attendance/Leave with pay : Present

Calculation period : Month

Basis of calculation (Per day) : User Defined (Month of 26 days)

Rounding Method : Not Applicable

Accept Information

इसी तरह बाकी अन्य Pay Heads भी क्रीऐट कर लेंगे।

2. Overtime Pay

Name : Overtime Pay

Pay Head Information

Pay head type : Earning for Employees

Income type : Variable

Under : Indirect Expenses

Affect net salary : Yes

Name to be displayed in payslip : Overtime Pay

Use for calculation of gratuity : No

Calculation type : On Production

Production type : Overtime

Rounding Method : Not Applicable

Accept Information

3. TA

Name	Travel Allowance (TA)
Pay Head Information Pay head type : Earning for Employees Income type : Fixed Under : Indirect Expenses Affect net salary : Yes Name to be displayed in payslip : Travel Allowance (TA) Use for calculation of gratuity : No Calculation type : As Computed Value Calculation period : Month Rounding Method : Not Applicable	Computation Information Compute : On Specified Formula Add Pay Head : Basic Pay End of List Effective Date From : 1 apr 2022 Slab Type : Percentage Value : 10% Accept Information

4. DA

Name	Dearness Allowance (DA)
Pay Head Information Pay head type : Earning for Employees Income type : Fixed Under : Indirect Expenses Affect net salary : Yes Name to be displayed in payslip : Dearness Allowance Use for calculation of gratuity : No Calculation type : As Computed Value Calculation period : Month Rounding Method : Not Applicable	Computation Information Compute : On Specified Formula Add Pay Head : Basic Pay End of List Effective Date From : 1 apr 2022 Slab Type : Percentage Value : 12% Accept Information

5. HRA

Name	House Rent Allowance (HRA)
Pay Head Information Pay head type : Earning for Employees Income type : Fixed Under : Indirect Expenses Affect net salary : Yes Name to be displayed in payslip : House Rent Allowance Use for calculation of gratuity : No Calculation type : As Computed Value Calculation period : Month Rounding Method : Not Applicable	Computation Information Compute : On Specified Formula Add Pay Head : Basic Pay End of List Effective Date From : 1 apr 2022 Slab Type : Percentage Value : 15% Accept Information

6. PF

Name	Provident Fund (PF)
Pay Head Information Pay head type : Employees’ Statutory Deductions Under : Current Liabilities Affect net salary : Yes Name to be displayed in payslip : Provident Fund (PF) Use for calculation of gratuity : No Calculation type : As Computed Value Calculation period : Month Rounding Method : Not Applicable	Computation Information Compute : On Specified Formula Add Pay Head : Basic Pay End of List Effective Date From : 1 apr 2022 Slab Type : Percentage Value : 13% Accept Information

7. ESI 1.25%

Name	ESI Contribution 1.25%
Pay Head Information Pay head type : Employees’ Statutory Deductions Under : Current Liabilities Affect net salary : Yes Name to be displayed in payslip : ESI Contribution 1.25% Use for calculation of gratuity : No Calculation type : As Computed Value Calculation period : Month Rounding Method : Not Applicable	Computation Information Compute : On Specified Formula Add Pay Head : Basic Pay+TA+DA+HRA+Overtime Pay Subtract Pay Head : PF End of List Effective Date From : 1 apr 2022 Slab Type : Percentage Value : 1.25% Accept Information

Employees Salary Define (कर्मचारियों की सैलरी डिफाइन करना)

सभी Pay Heads क्रीऐट करने के बाद अब कर्मचारियों (Employees) की Salary Define करेंगे। इसके अंतर्गत यह डिफाइन करेंगे कि किस Employee को कितनी सैलरी डिस्ट्रिब्यूट करनी है। कर्मचारियों की सैलरी को निम्न प्रकार से डिफाइन कर सकते हैं।

Path : Gateway of Tally>Alter>Define Salary

उपरोक्त पाथ के अनुसार सभी Employee Groups व Employees की लिस्ट प्रदर्शित होती है। यदि सभी कर्मचारियों की सैलरी ज्यादातर समान ही है तो पहले सभी Employee Groups की सैलरी डिफाइन कर देंगे, उसके बाद सभी Employees की सैलरी एक-एक करके Employee Group से कॉपी कर लेंगे।

Salary Define for Employee Group

Name – इसमे Employee Group सिलेक्ट करेंगे जिसकी Salary Define करनी हैं।
Under – यह ऑटोमैटिक सिलेक्ट हो जाएगा।
Effective Date From – इसमे वह तारीख दर्ज करें जिस तारीख से सैलरी लागू करनी है।
Pay Head – इसमे Pay Head सिलेक्ट करें, जैसे- Basic Pay, TA, DA, HRA Etc.
इसके बाद सभी इनफार्मेशन को Accept कर लेंगे।

इसी तरह सभी Employee Group की Salary Define कर लेंगे।

Salary Define for Employees

Employee Group की Salary Define करने के बाद Employees की Salary Define करना काफी आसान हो जाता है, जैसे ही कोई Employee सिलेक्ट करते है तो निम्नलिखित तीन ऑप्शन प्रदर्शित होते हैं –

Copy From Employee Group – अगर सैलरी किसी अन्य ग्रुप से कॉपी करनी है।
Copy From Parent Value – अगर सैलरी उसी ग्रुप से कॉपी करनी है जिस ग्रुप का Employee हैं।
Start Afresh – नए सिरे से सैलरी डिफाइन करनी है।

यदि Employee की सैलरी डिफाइन किए गए Employee Group की सैलरी के समान ही है, तो Copy From Parent Value सिलेक्ट करेंगे। यदि Employee की सैलरी नए सिरे से भरनी है, तो Start Afresh Select सिलेक्ट करेंगे।

उपरोक्त मेथड द्वारा बताए अनुसार एक-एक करके सभी Employees की Salary Define कर लेंगे।

Employees Attendance/Production Entry (कर्मचारियों की उपस्थिति/प्रोडक्शन दर्ज करना)

Employees की Salary Define करने के बाद अब Employees की Attendance और Overtime की एंट्री करेंगे। इसके लिए Attendance Voucher का इस्तेमाल करेंगे, जो निम्न पाथ के अनुसार ओपन होगा।

Path : Gateway of Tally>Vouchers>F10 (Other Vouchers)>Attendance

Attendance की एंट्री करने के लिए पहले Present की एंट्री करेंगे, फिर Leave की, फिर Overtime की। इसके लिए तीन वाउचर बनाने होंगे।

उपरोक्त पाथ इंटर करने के बाद Attendance Voucher खुलेगा, इसमे Attendance की एंट्री करने के लिए निम्न ऑप्शन प्रदर्शित होंगे जो इस प्रकार हैं –

Date – इसमे वाउचर डेट (Shortcut – F2) दर्ज करें। जैसे- 31-5-2022, यदि May की Attendance दर्ज कर रहे हैं।
Employee Name – इसमे Employee का नाम सिलेक्ट करें।
Employee Number – इसमे Employee का नंबर अपने आप आ जाएगा।
Attendance/Production Type – इसमे Attendance/Production Type सिलेक्ट करें, जैसे – Present
Value – इसमे Employee के Present दिनों की संख्या दर्ज करें।
सभी कर्मचारियों की उपस्थिति दर्ज करने के बाद वाउचर को Accept कर लें।

उपरोक्त मेथड के द्वारा ही दोबारा Leave की एंट्री करेंगे, इसबार Attendance/Production Type मे Present की जगह Leave सिलेक्ट करेंगे तथा किस Employee ने कितनी Leave ली हैं यह Value में भरेंगे। Leave की एंट्री करने के बाद फिर Overtime की एंट्री करेंगे, जिसमे यह डिफाइन करेंगे कि किस कर्मचारी ने कितने घंटे Overtime किया।

नोट – ऑटोमैटिक तरीके से Attendance दर्ज करने के लिए निम्न तरीके से कर सकते हैं।

Attendance वाउचर ओपन करने के बाद Ctrl+F प्रेस करने से Attendance Autofill नाम से एक विंडो ओपन होगी, इसमे निम्न ऑप्शन प्रदर्शित होंगे –

Type of transaction – इसमे Attendance Autofill सिलेक्ट करें।
Voucher Date – इसमे 31-5-2022 (इसमे महीने की आखिरी तारीख दर्ज करें, जिस तारीख मे Attendance रिकार्ड कर रहे हैं )
Employee/Group – इसमे सभी के लिए All Items सिलेक्ट करें।
Attendance/Production Type – इसमे Attendance/Production Type सिलेक्ट करें, जिसकी Attendance दर्ज कर रहें हैं।
Default Value to Fill – इसमे 0 भरें।
Short by – इसमे Sort by Name सिलेक्ट करें।

इसके बाद कर्मचारियों की लिस्ट आ जाएगी, अब Value फील्ड मे Present, Leave व Overtime के लिए संख्या भरकर वाउचर Accept कर लें।

Employees Salary Payment using Payroll (कर्मचारियों की सैलरी पेमेंट करना)

कर्मचारियों (Employees) की Attendance दर्ज करने के बाद, अब Payroll वाउचर के द्वारा सैलरी पेमेंट करेंगे। इसके लिए निम्न पाथ के द्वारा पैरोल वाउचर को ओपन करेंगे।

Path : Gateway of Tally>Vouchers>Ctrl + F4 (Payroll)

उपरोक्त पाथ इंटर करने के बाद पैरोल वाउचर खुलेगा, अब इसमे Ctrl+F प्रेस करेंगे जिससे Payroll Auto Fill की विंडो ओपन होगी, इसमे डिटेल्स को निम्न प्रकार से भरें।

Type of transaction – इसमे Payroll Autofill सिलेक्ट करें।
Process for – इसमे Salary सिलेक्ट करें।
From (blank for beginning) – 1-5-2022 (इसमे महीने की शुरुआत की तारीख दर्ज करें)
To (blank for end) – 31-5-2022 (इसमे महीने की आखिरी तारीख दर्ज करें)
Employee/Group – इसमें All Items सिलेक्ट करें यदि सभी कर्मचारी को एक साथ सैलरी डिस्ट्रिब्यूट करनी है। या ग्रुप सिलेक्ट करें या किसी कर्मचारी का नाम भी सिलेक्ट कर सकते हैं।
Sort by – इसमे कर्मचारियों को सॉर्ट करने के लिए तरीका सिलेक्ट करें
Payroll/Bank/Cash Ledger – इसमे Cash या Bank लेजर सिलेक्ट करें जिससे सैलरी डिस्ट्रिब्यूट करनी है।
Include Employee having ‘For Banking’ details – यदि Employee की Bank Details का शामिल करना है तो इसे Yes सेट करें।
सभी डिटेल्स भरने के बाद इंटर करने पर सभी को सैलरी ऑटोमैटिक डिस्ट्रिब्यूट हो जाएगी। इसमे बाद वाउचर Accept कर लें।

Display Payroll Reports (पैरोल रिपोर्ट देखना)

Employees को सैलरी पेमेंट होने के बाद उनकी रिपोर्ट्स को निम्न पाथ के अनुसार देखा जा सकता है।

Path : Gateway of Tally>Display More Reports>Payroll Reports

उपरोक्त पाथ इंटर करने के बाद Payroll Reports को देखने के लिए निम्न ऑप्शन प्रदर्शित होते है –

Pay Slip – इसके अंतर्गत कर्मचारियों की Payslip देख सकते हैं। Payslip एक डॉक्युमेंट होता है जो कर्मचारी को issue किया जाता है, इसके अंतर्गत कर्मचारी तथा उसको पेमेंट की गई सैलरी का पूरा ब्योरा दिया गया होता है। Payslip को F12 प्रेस करके कस्टमाइज़ करके भी देखा जा सकता है। Alt+P प्रेस करके Pay Slip को प्रिन्ट कर सकते हैं, तथा Alt+M प्रेस करके Pay Slip Email कर सकते हैं।

Pay Sheet – इसके अंतर्गत ग्रुप वाइज़ या सभी कर्मचारियों की Paysheet एक साथ देख सकते हैं। Paysheet के अंतर्गत सभी Pay Heads कॉलम मे प्रदर्शित होते हैं।
Attendance Sheet – इसके अंतर्गत कर्मचारियों की उपस्थिति, ओवरटाइम व लीव आदि का स्टैटस देख सकते हैं।
Payroll Statement – इसके अंतर्गत किसी भी Pay Head की रिपोर्ट देख सकते हैं।
Payroll Register – इसके अंतर्गत महीनों के अनुसार पैरोल रिपोर्ट देख सकते हैं।
Attendance Register – इसके अंतर्गत महीनों के अनुसार Attendance Register देख सकते हैं।
Employee Profile – इसके अंतर्गत किसी भी कर्मचारी की प्रोफाइल देख सकते है, जैसे- Basic Information, General Information, Banking Information, Contact Information आदि।

Conclusion

Tally Prime के अंतर्गत आज की पोस्ट How to implement Payroll in Tally Prime in Hindi मे आपने Payroll का इस्तेमाल करके कर्मचारियों का सैलरी मैनेजमेंट करना जाना। Tally Prime की अगली पोस्ट मे आप कंपनी का Backup लेना और Backup को पुनः Restore करना सीखेंगे। Tally Prime व अन्य कंप्यूटर एजुकेशन अपडेट के लिए techdatahindi को निम्न सोशल मीडिया पर भी जॉइन करें।

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Tally Prime की कम्प्लीट सीरीज हिन्दी में

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