How to use Purchase Order and Sales Order in Tally Prime? | टैली प्राइम मे परचेज ऑर्डर और सेल्स ऑर्डर कैसे इस्तेमाल करें। #TallyPrime 24

Tally Prime के अंतर्गत पिछले आर्टिकल मे आपने Batches & Expiry Date का इस्तेमाल करना जाना, माल को Batches मे कैसे खरीदते है, माल की Expiry Date कैसे सेट करते है यह जाना। Tally Prime के अंतर्गत आज के आर्टिकल मे आप Purchase Order and Sales Order का इस्तेमाल कैसे करते है, यह जानेंगे।

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What are Orders? (ऑर्डर्स क्या होते हैं)

आर्डर्स नॉन अकाउंटिंग तथा नॉन-इंवैंट्री वाउचर्स होते हैं। इसमे एंटर की गई डिटेल्स का अकाउंट या इंवैंट्री पर कोई प्रभाव नहीं पढ़ता है। यह एक प्री-इन्वाइस या प्री-चालान डाक्यूमेंट होता है जिसके अंतर्गत व्यापारी माल की डिटेल्स, आइटम रेट, व अन्य टर्म्स एवं कंडीशन निर्धारित करता है।

Type of Orders (ऑर्डर्स के प्रकार)

Tally Prime मे ऑर्डर चार प्रकार के होते है।

Purchase Order (परचेस आर्डर)
Sales Order (सेल्स आर्डर )
Job Work In Order (जॉब वर्क इन ऑर्डर)
Job Work Out Order (जॉब वर्क आउट ऑर्डर)

Purchase Order and Sales Order का प्रयोग माल की खरीद व बिक्री करने से पहले किया जाता है। Job Work In and Job Work Out Orders का प्रयोग किसी पार्टी से काम लेने व किसी पार्टी को काम देने के लिए किया जाता हैं।

Use of Purchase Order (परचेस आर्डर का प्रयोग करना)

Purchase Order का इस्तेमाल क्रेता द्वारा किया जाता है, जिसमे वह विक्रेता को खरीदे जाने वाले माल का विवरण प्रस्तुत करता है। क्रेता द्वारा अधिक मात्रा मे माल को खरीदने के लिए विक्रेता को पहले माल का ऑर्डर देना होता है, ताकि विक्रेता माल को उपलब्ध करा सके। Purchase Order द्वारा बनाए गए वाउचर का स्टॉक पर कोई प्रभाव नहीं होता है, क्योंकि यह एक Non-Accounting Voucher होता है। Purchase Order का उपयोग Tally Prime मे निम्न प्रकार से करते हैं।

Gateway of Tally>Vouchers>Other Vouchers (F10)>Show Inactive>Purchase Order (Ctrl+F9)

ऊपर दिए एड्रैस पर जाने के बाद Purchase Order Voucher खुलेगा डिटेल्स को निम्न प्रकार से भरेंगे।

Party A/c Name : इस फील्ड मे पार्टी (विक्रेता) का खाता सलेक्ट करे जिसे आर्डर देना है।
Order Number : इस फील्ड मे पर्चेज आर्डर नंबर दर्ज करे, बाई-डिफ़ाल्ट नंबर 1 से स्टार्ट होता है जिसे अपने अनुसार बदला भी जा सकता है।
Purchase Ledger : इस फील्ड मे Purchase A/c लेजर सलेक्ट करे।
Name of Item : इस फील्ड मे Stock Items सलेक्ट करे, इसे सलेक्ट करते ही एक आइटम एलोकेशन स्क्रीन प्रदर्शित होती है, जिसका विवरण निम्न प्रकार है।

Due On : इस फील्ड मे Due Date या दिनों की संख्या दर्ज करे। जब मॉल प्राप्त होगा।
Godown : इस फील्ड मे Godown/Location सलेक्ट करे। यह फील्ड तभी प्रदर्शित होगी जब Godown/Location फीचर ऑन होगा।
Quantity : इस फील्ड मे आइटम की मात्रा (Quantity)दर्ज करे।
Rate : इस फील्ड मे आइटम का रेट (Price) दर्ज करे।
इसी तरह एक से अधिक आइटम सिलैक्ट कर सकते है, सारी डिटेल्स पूर्ण होने के पश्चात वाउचर को Accept कर ले।नीचे स्क्रीन शॉट मे Purchase Order का उदाहरण दिखाया गया है।

Other Details in Purchase Order (परचेस आर्डर मे अन्य डिटेल्स)

परचेस आर्डर मे अन्य डिटेल्स जैसे- सप्लायर, आर्डर, रिसीप्ट डिटेल्स व इम्पोर्ट डिटेल्स आदि एंटर कर सकते है। इसके लिए वाउचर स्क्रीन मे F12 कुंजी दबाये तथा निम्न ऑप्शन को Yes सेट करे।

Provide Supplier Details : Yes
Provide Receipt, Order and Import Details : Yes
Provide Receipt Details : Yes
Provide Import Details : Yes

उपरोक्त ऑप्शन्स को Yes करने पर पार्टी का अकाउंट सलेक्ट करते ही एक स्क्रीन खुलती है, जिसमे निम्न प्रकार से डिटेल्स भर सकते हैं।

Suppliers Details – इसके अंतर्गत विक्रेता से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – विक्रेता का नाम, पता आदि।

Order Details – इसके अंतर्गत ऑर्डर से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – पेमेंट व डिलीवरी की जानकारी आदि।

Receipt Details – इसके अंतर्गत रिसीप्ट से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – एजेंट का नाम, जगह व माल के डिस्पैच होने का जरिया आदि।

Import Details – इसके अंतर्गत माल इम्पोर्ट से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – जहाज या पोत का नाम, पोर्ट की जगह का नाम, पोर्ट कोड आदि।

Use Sales Order (सेल्स आर्डर का प्रयोग करना)

Sales Order का प्रयोग विक्रेता द्वारा किया जाता है। जिसमे वह क्रेता को बचे जाने वाले मॉल का विवरण प्रस्तुत करता है। यह भी एक Non-Accounting वाउचर होता है, जिसके उपयोग से स्टॉक पर कोई प्रभाव नहीं होता है।

Gateway of Tally>Vouchers>Other Vouchers (F10)>Show Inactive>Sales Order (Ctrl+F8)

ऊपर दिए एड्रैस पर जाने के बाद Sales Order Voucher खुलेगा डिटेल्स को निम्न प्रकार से भरेंगे।

Party A/c Name : इस फील्ड मे पार्टी (क्रेता) का खाता सलेक्ट करे जिसे आर्डर डिलीवर करना है।
Order Number : इस फील्ड मे सेल्स आर्डर नंबर दर्ज करे, बाई-डिफ़ाल्ट नंबर 1 से स्टार्ट होता है जिसे अपने अनुसार बदला भी जा सकता है।
Sales Ledger : इस फील्ड मे Sales A/c लेजर सलेक्ट करे।
Name of Item : इस फील्ड मे Stock Items सलेक्ट करे, इसे सलेक्ट करते ही एक आइटम एलोकेशन स्क्रीन प्रदर्शित होती है, जिसका विवरण निम्न प्रकार है।
Due On : इस फील्ड मे Due Date या दिनों की संख्या दर्ज करे। जिस डेट मे माल डिलीवर होगा।
Godown : इस फील्ड मे Godown/Location सलेक्ट करे जहां से माल जाना है। यह फील्ड तभी प्रदर्शित होगी जब Godown/Location फीचर ऑन होगा।
Quantity : इस फील्ड मे आइटम की मात्रा (Quantity)दर्ज करे।
Rate : इस फील्ड मे आइटम का रेट (Price) दर्ज करे।
इसी तरह एक से अधिक आइटम सिलैक्ट कर सकते है, सारी डिटेल्स पूर्ण होने के पश्चात वाउचर को Accept कर ले।नीचे स्क्रीन शॉट मे Purchase Order का उदाहरण दिखाया गया है।

Other Details in Sales Order (सेल्स आर्डर मे अन्य डिटेल्स)

Sales Order मे अन्य डिटेल्स जैसे- बायर डिटेल्स, आर्डर डिटेल्स, डिस्पैच डिटेल्स व इम्पोर्ट डिटेल्स आदि एंटर कर सकते है। इसके लिए वाउचर स्क्रीन मे F12 कुंजी दबाये तथा निम्न ऑप्शन को Yes सेट करे।

Provide Buyer Details : Yes
Provide Dispatch, Order and Export Details : Yes
Provide Dispatch Details : Yes
Provide Export Details : Yes

Buyer Details – इसके अंतर्गत क्रेता से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – क्रेता का नाम, पता आदि।

Dispatch Details – इसके अंतर्गत माल डिस्पैच से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – एजेंट का नाम, जगह व माल के डिस्पैच होने का जरिया आदि।

Export Details – इसके अंतर्गत माल एक्स्पोर्ट से संबंधित जानकारी दर्ज कर कर सकते हैं, जैसे – जहाज या पोत का नाम, पोर्ट की जगह का नाम, पोर्ट कोड आदि।

Display Purchase Order and Sales Order Report (परचेज ऑर्डर एण्ड सेल्स ऑर्डर रिपोर्ट देखना)

Purchase Order Outstanding (परचेस आर्डर आउटस्टैंडिंग)

Purchase Order Outstandings मे अब तक शेष रहे (Pending) परचेस आर्डर्स प्रदर्शित होते है। इससे यह जानकारी प्राप्त की जा सकती है कि हमे किस ऑर्डर का माल प्राप्त नहीं हुआ है। क्योकि परचेस आर्डर का माल प्राप्त होते ही यह सूची से हट जाता है। परचेस आर्डर आउटस्टैंडिंग रिपोर्ट कई प्रकार से देखी जा सकती है जैसे- आइटम नाम से, आइटम ग्रुप से, पार्टी के नाम से आदि। F2 कुंजी का स्तेमाल करके एक पीरियड मे परचेस आर्डर्स को देख सकते है।

Gateway of Tally>Display More Reports>Statement of Inventory>Purchase Order Outstandings

Sales Order Outstanding (सेल्स आर्डर आउटस्टैंडिंग)

Sales Order Outstandings मे अब तक शेष रहे (Pending) सेल्स आर्डर्स प्रदर्शित होते है। इससे यह जानकारी प्राप्त की जा सकती है की हमने किस ऑर्डर का माल अभी डिलीवर नहीं किया है। क्योकि सेल्स आर्डर का माल डिलीवर होते ही यह सूची से हट जाता है। सेल्स आर्डर आउटस्टैंडिंग रिपोर्ट कई प्रकार से देखी जा सकती है जैसे- आइटम नाम से, आइटम ग्रुप से, पार्टी के नाम से आदि। F2 कुंजी का स्तेमाल करके एक पीरियड मे सेल्स आर्डर्स को देख सकते है।

Gateway of Tally>Display More Reports>Statement of Inventory>Sales Order Outstandings

Tally Prime के अंतर्गत आज के आर्टिकलमे आपने Purchase Order and Sales Order का उपयोग करना सीखा। Tally Prime की अगली पोस्ट मे आप Receipt Note & Delivery Note क्या होते हैं, इनका इस्तेमाल कैसे करते है, यह जानेंगे। Tally Prime व अन्य कंप्यूटर एजुकेशनअपडेट के लिए techdatahindi को निम्न सोशल मीडिया पर भी जॉइन करें।

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