MS Word मे Mailing Tab का उपयोग क्या है? (Microsoft Word Mailing Tab all options explanation in Hindi)

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MS Word मे Mailing Tab का उपयोग

Microsoft Word मे Mail Merge एक ऐसा फीचर है जो एक ही समय में कई प्राप्तकर्ताओं को अलग-अलग विवरण जैसे Address और Greetings आदि के साथ एक पत्र भेजने की सुविधा प्रदान करता है। एक ही समय में एक से अधिक कर्मचारियों को किसी भी सूचना को भेजने के लिए कार्यालयों में Mail Merge फीचर काफी इस्तेमाल किया जाता है। Mailing Tab का रिबन Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results और Finish नाम के साथ कई सेक्शन मे विभाजित होता है। Microsoft Word मे Mailing Tab के सभी सेक्शन्स व उनके ऑप्शन्स के बारे में विस्तृत विवरण नीचे दिया गया है।

Mailing Tab के सभी सेक्शन्स व उनके ऑप्शन्स

1. Create

Envelopes – इस विकल्प का उपयोग संदेश और पत्र भेजने के लिए लिफाफे बनाने और प्रिंट करने के लिए किया जाता है।
Label – इस विकल्प का उपयोग लिफ़ाफ़े के लिए लेबल बनाने और प्रिंट करने के लिए किया जाता है।

2. Start Mail Merge

Start Mail Merge – यह विकल्प एक पत्र (Letter) बनाने के लिए उपयोग किया जाता है, जिसे विभिन्न प्राप्तकर्ताओं को ई-मेल किया जा सकता है।
Select Recipient – यह विकल्प उन लोगों (प्राप्तकर्ता) की सूची चुनने के लिए विकल्प का उपयोग किया जाता है जिन्हें आप पत्र भेजना चाहते हैं। उपयोगकर्ता विवरण और ई-मेल पते सहित नए प्राप्तकर्ताओं की सूची टाइप कर सकता है।
Edit Recipient List – इस विकल्प का उपयोग फ़ील्ड के विवरण सहित प्राप्तकर्ताओं की सूची को बदलने या संशोधित करने के लिए किया जाता है और उन प्राप्तकर्ताओं का चयन भी करता है जिन्हें आप पत्र भेजना चाहते हैं।

3. Write & Insert Fields

Highlight Merge Field – यह विकल्प उन फ़ील्ड को हाइलाइट करता है, जिन्हें पत्र में जोड़ा गया है।
Address Block – यह विकल्प पत्र में प्राप्तकर्ताओं के Address Block को जोड़ता है।
Greeting Line – यह विकल्प प्राप्तकर्ता के लिए ग्रीटिंग लाइन जोड़ने के लिए उपयोग किया जाता है। जैसे – प्रिय महोदय / महोदया।
Insert Merge Field – यह विकल्प प्राप्तकर्ता सूची से किसी भी फ़ील्ड को पत्र में जोड़ता है, जैसे- Home Phone, Company Name आदि।
Rules – यह विकल्प Mail Merge में निर्णय लेने की क्षमता जोड़ने के लिए नियमों को निर्दिष्ट करने के लिए उपयोग किया जाता है। जैसे if-else कंडिशन्स का उपयोग करके लोकल प्राप्तकर्ताओं के लिए लोकल फोन नंबर व इंटरनेशनल प्राप्तकर्ताओं के लिए इंटरनेशनल नंबर दिखा सकते हैं।
Match Fields – यह विकल्प फ़ील्ड को मैच करता है, तथा प्राप्तकर्ता सूची में अलग-अलग फ़ील्ड के शब्द का अर्थ बताने की अनुमति प्रदान करता है।
Update Labels – यदि आप लेबल बना रहे हैं, तो यह विकल्प सभी लेबलों को अपडेट करता है।

4. Preview Results

Preview Result – यह विकल्प पत्र का प्रीव्यू दिखाता है और मर्ज फ़ील्ड को वास्तविक डेटा के साथ प्राप्तकर्ता सूची के रूप में बदल देता है।
Previous Record – यह विकल्प प्राप्तकर्ता सूची में पिछला या पहले रिकॉर्ड का प्रीव्यू दिखाता है।
Next Record – यह विकल्प प्राप्तकर्ता सूची में अगला या अंतिम रिकॉर्ड का प्रीव्यू दिखाता है।
Find Recipient – इस विकल्प का उपयोग प्राप्तकर्ता सूची में कोई विशिष्ट रिकॉर्ड को खोजने और उसका प्रीव्यू देखने के लिए किया जाता है।
Auto Check Error – इस विकल्प का उपयोग Mail Merge को पूरा करते समय होने वाली त्रुटियों को ऑटो हैंडल करने के लिए किया जाता है।

5. Finish

Finish & Merge – इस विकल्प का उपयोग Mail Merge को पूर्ण करने के लिए किया जाता है। उपयोगकर्ता Mail Merge को प्रिंटर द्वारा प्रत्येक कॉपी प्रिन्ट भी कर सकता है, या Email द्वारा भेज सकता है।

नोट – Mail Merge का उपयोग करने से पहले, एक सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन और मौजूदा सिस्टम में आउटलुक कॉन्फ़िगर होना अनिवार्य है। अन्यथा मेल मर्ज फीचर काम नहीं करेगा।

नोट – Microsoft Word के अंतर्गत इस भाग मे आपने Microsoft Word मे Mailing Tab का उपयोग जाना। Microsoft Word के अगले भाग मे आप Review Tab का उपयोग क्या होता है, यह जानेंगे।

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