प्रिय पाठक, अगर आपको Microsoft Excel 2021 के नोट्स की तलाश है तो इस आर्टिकल Microsoft Excel 2021 Complete Notes in Hindi के माध्यम से आज हम आपको Microsoft Excel 2021 के सम्पूर्ण नोट्स प्रोवाइड कराने जा रहे हैं। मुझे उम्मीद है Microsoft Excel 2021 के ये सभी नोट्स आपको माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सीखने मे जरूर मदद करेंगे, चलिए शुरू करते हैं।
Microsoft Excel 2021 का परिचय
Microsoft Excel 2021 किसी डेटा को Row और Column में व्यवस्थित करने के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट अप्लीकेशन प्रोग्राम है। Microsoft Excel का उपयोग डाटा एंट्री करने के लिए लगभग हर ऑफिस मे किया जाता है। Excel का उपयोग करके सभी प्रकार के डाटाबेस तैयार किए जा सकते हैं; जैसे – स्कूल, बैंक, किसी अस्पताल या कंपनी के डाटाबेस आदि। इस एप्लिकेशन में डेटाबेस पर काम करने के लिए समृद्ध विशेषताएं भी शामिल हैं जैसे – Sort & Filter data, Conditional Formatting, Data Validation, Lookup & References, Calculations आदि। Microsoft Excel में हम Text, Financial, Math, Logical आदि से संबंधित फार्मूलों का उपयोग करके डेटाबेस को आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं। Microsoft Excel 2021 की फाइल (Workbook) का एक्सटेंशन नाम *.xlsx होता है।
Microsoft Excel 2021अप्लीकेशन को कंप्यूटर पर कैसे खोलें?
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को कंप्यूटर पर ओपन करने के तरीके निम्न प्रकार हैं।
- Click on Start Menu>All Programs>Microsoft Office>Microsoft Excel
- Click on Start Menu>Run>Excel
- Right Mouse Click on Desktop>New>Microsoft Office Excel
उपरोक्त मे से किसी भी मेथड का उपयोग करके Microsoft Excel स्टार्ट कर सकते हैं।
नोट – अगर यह सॉफ्टवेयर आपके कंप्युटर पर इंस्टॉल नहीं है तो उपरोक्त मेथड कार्य नहीं करेंगे।
Microsoft Excel 2021 का यूजर इंटरफेस तथा अप्लीकेशन के मुख्य भाग
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2021 सरल और यूजर फ़्रेंडली इंटरफेस प्रदान करता है। इस अप्लीकेशन पर कार्य करना किसी भी यूजर के लिए बहुत ही आसान होता है। यह अप्लीकेशन टैब्स तथा रिबन पर आधारित है, जिससे किसी भी ऑप्शन का उपयोग करना काफी आसान होता हैं। इस अप्लीकेशन के विभिन्न भाग निम्नलिखित हैं।
Title Bar – यह बार सबसे ऊपर प्रदर्शित होती है जिसमे ऑटो सेव फीचर, वर्तमान फाइल का नाम, सर्च ऑप्शन के साथ अकाउंट साइन इन जैसे ऑप्शन उपलब्ध होते हैं।
Quick Access Toolbar – यह टूलबार टाइटल बार में सबसे ऊपर प्रदर्शित होती है। इस टूलबार मे ऐसे टूल्स मौजूद होते है, जिनका इस्तेमाल बार-बार किया जाता है; जैसे – Save, Undo, Redo आदि। इस टूलबार के ऑप्शन्स को यूजर के अनुसार कास्टमाइज़ भी किया जा सकता है।
Tabs – टाइटल बार के नीचे का क्षेत्र जिसमें डिफ़ॉल्ट रूप से 9 टैब प्रदर्शित होते है, File, Home, Insert, Page Layout, Formula, Data, Review, View और Help. प्रत्येक टैब मे कार्य के आधार पर ग्रुप वाइज़ ऑप्शन मौजूद होते हैं, जैसे डाटा को एडिट व फॉर्मैटिंग के लिए Home Tab आदि।
Ribbon – टैब के नीचे का क्षेत्र जिसमें ऐक्टिव टैब से संबंधित टूल्स प्रदर्शित होते है, यह रिबन कहलाता है। CTRL + F1 दबाकर रिबन को Hide/Show भी किया जा सकता है।
Name Box – नेम बॉक्स सक्रिय सेल का नाम और एड्रैस प्रदर्शित करता है।
Formula Bar – यह Active Cell मे लिखे डेटा और फार्मूला को प्रदर्शित करता है।
Worksheet Navigation Bar – यह बार वर्कशीट के ठीक नीचे बाईं तरफ प्रदर्शित होती है, यहाँ से वर्कशीट को बदला जा सकता है या नई वर्कशीट जोड़ी जा सकती है।
Status Bar – स्प्रेड्शीट के निचले भाग में एक पट्टी होती है, जो Active Spreadsheet के बारे में विभिन्न जानकारियाँ प्रदर्शित करती है।
Layout Buttons – इन बटन्स का उपयोग स्प्रेडशीट के लेआउट को बदलने के लिए किया जाता है। जैसे – Page Layout, Page Break आदि।
Zoom Buttons – इन बटन्स उपयोग स्प्रेडशीट क्षेत्र के ज़ूम स्तर को कम या ज्यादा करने के लिए किया जाता है।
Microsoft Office 2007 Complete Notes in Hindi
Microsoft Excel 2021 का बुनियादी ज्ञान
Workbook – वर्कबुक एक एक्सेल फाइल होती है, जिसमें कई स्प्रेडशीट हो सकती हैं।
Spreadsheet – स्प्रैडशीट उन पृष्ठों का संग्रह है, जो Row और Column से बनी होती हैं।
Row – ये क्षैतिज रेखाएँ होती हैं जिन्हें बाईं ओर स्थित संख्याओं (1, 2, 3…) द्वारा पहचाना जाता है। स्प्रैडशीट में कुल 1048576 Rows होती हैं।
Column – कॉलम खड़ी रेखाएं हैं, जिन्हें अल्फाबेटिक वर्ण (A, B, C…) द्वारा पहचाना जाता है। स्प्रेड्शीट में कुल 16384 Columns होते हैं।
Cell – सेल एक ब्लॉक होता है, जो Row और Column के विभाजित होने पर बनता है। इसे Column और Row नंबर द्वारा एड्रैस किया जाता है, जैसे – A1, B1 आदि।
Microsoft Excel 2021 मे नयी वर्कबुक क्रीऐट करना
File Menu में New ऑप्शन के द्वारा नई वर्कबुक क्रीऐट कर सकते हैं। नई वर्कबुक में डिफ़ॉल्ट रूप से एक शीट उपलब्ध होती हैं, जरूरत के अनुसार एक से अधिक शीट्स को जोड़ा भी सकता है।
Excel में डाटा को रो और कॉलम में लिखा जाता है, जैसे – किसी स्टूडेंट, कर्मचारी, प्रोडक्ट की डिटेल्स आदि। कॉलम का इस्तेमाल डाटा की फील्ड्स डिफाइन करने के लिए किया जाता है और रो में रिकार्ड को भरा जाता हैं। नीचे दिए टेबल मे किसी रिकार्ड को कैसे भरना है यह बताया गया है।
| A | B | C | D | |
| 1 | Employee ID | Employee Name | Post | Joining Date |
| 2 | AC-2322 | Keshav Sharma | Accountant | 1-Jul-2005 |
| 3 | MN-3210 | Vishal Mittal | Area Manager | 12-Aug-2007 |
नोट – सेल में डाटा लिखने पर अगर डाटा की लेंथ बड़ी है और कॉलम छोटा है, तो उस कॉलम हेडिंग की लाइन पर डबल क्लिक करने पर कॉलम डाटा की लेंथ के अनुसार फिट हो जाता है। कई सारे कॉलम को एक साथ सिलेक्ट करके भी ऐसा कर सकते हैं।
टेम्पलेट्स के द्वारा वर्कबुक क्रीऐट करना
टेम्पलेट्स विभिन्न प्रकार के रेडीमेड डॉक्युमेंट होते हैं, जिन्हे File Menu से जोड़ा जा सकता है। Microsoft Excel 2021 मे केटेगरी वाइज़ कई सारे टेम्पलेट्स उपलब्ध होते हैं। इनका इस्तेमाल करके Business Reports, Budgets, Invoices, Calendars, Charts आदि बनाना सीख सकते हैं।
वर्कबुक को Open, Save और Print करना
नयी वर्कबुक क्रीऐट करने के लिए, सेव और प्रिन्ट करने के लिए File Menu का उपयोग किया जाता है, File Menu टाइटल बार के नीचे सबसे पहला टैब होता है। File Menu मे डाक्यूमेंट को मैनेज करने के लिए विभिन्न ऑप्शन आते हैं यह निम्न प्रकार हैं।
File Menu के ऑप्शन
New – इस ऑप्शन के द्वारा एक रिक्त वर्कबुक जोड़ सकते हैं, इसके अलावा इस ऑप्शन के द्वारा अनेकों प्रकार के रेडीमेड टेम्पलेट्स का उपयोग करके भी नई वर्कबुक क्रीऐट कर सकते हैं।
Open – मेमोरी में किसी सुरक्षित वर्कबुक को खोलने के लिए File Menu से Open ऑप्शन का उपयोग करते हैं।
Recent – File Menu से हाल ही में खोली गई वर्कबुक को पुनः ओपन किया जा सकता है।
Save – मौजूदा वर्कबुक को सेव करने के लिए File Menu में Save ऑप्शन का उपयोग करते हैं।
Save As – इस ऑप्शन के द्वारा वर्कबुक को अन्य फॉर्मेट मे बदलकर सेव कर सकते हैं, जैसे – Pdf, html, txt, xml आदि।
Print – मौजूदा शीट को प्रिन्ट करने के लिए File Menu से Print ऑप्शन का उपयोग करते हैं।
Export – इस ऑप्शन के द्वारा मौजूदा शीट को PDF फाइल में एक्स्पोर्ट कर सकते हैं।
Close – इस ऑप्शन के द्वारा मौजूदा वर्कबुक को बंद कर सकते हैं।
Share – इस ऑप्शन के द्वारा मौजूदा वर्कबुक को Microsoft One Drive पर अपलोड कर अन्य लोगों को शेयर कर सकते हैं।
Account – यह ऑप्शन Microsoft Excel 2021 के लाईसेंस को ऐक्टिवेट तथा अपडेट सेटिंग्स को मैनेज करने के लिए उपयोग किया जाता है।
Options – Microsoft Excel 2021 की सम्पूर्ण सेटिंग्स को प्रबंधित करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग किया जाता है।
Microsoft Excel 2021 के टैब्स और उनके ऑप्शन्स
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2021 मे कई टैब्स दिए गए हैं, जिनके अंतर्गत अनेकों ऑप्शन उपलब्ध होते हैं। इन ऑप्शन्स का इस्तेमाल करके हम डाक्यूमेंट को एडिट, फॉर्मैट आदि कर सकते हैं। नीचे Microsoft Excel 2021 के सभी टैब्स व उनके ऑप्शन्स के उपयोग के बारे मे हम आपको विस्तरत रूप से नीचे बता रहे है।
Home Tab > Clipboard Manager
क्लिपबोर्ड मैनेजर विशेष रूप से कट या कॉपी किए गए डाटा को मैनेज करने के लिए ऑफिस पैकेज का डिफ़ॉल्ट फीचर होता है, यह ऑफिस पैकेज की सभी अप्पलीकेशनों मे समान रूप से कार्य करता है। इसके अंतर्गत आने वाले ऑप्शन निम्नलिखित हैं।
- Cut – वर्कशीट में लिखे डाटा को एक स्थान से दूसरे स्थान पर मूव करने के लिए Cut ऑप्शन का उपयोग करते हैं। डाटा को कट करने के लिए डाटा को सिलेक्ट करेंगे फिर Cut ऑप्शन पर क्लिक करेंगे। इसकी शॉर्टकट की Ctrl + C होती हैं।
- Copy – वर्कशीट के डाटा को कॉपी करने के लिए डाटा को सिलेक्ट करेंगे फिर Copy ऑप्शन पर क्लिक करेंगे।
- Paste – Cut या Copy किए गए डाटा को पेस्ट करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग करते हैं।
- Paste Special – Cut या Copy किए गए डाटा को अतिरिक्त फीचर के साथ पेस्ट करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग करते हैं, जैसे – लिंक बनाना, पिक्चर के रूप में पेस्ट करना, डाटा को ट्रांसपोस करना आदि। ट्रांसपोस ऑप्शन का उपयोग करके डाटा को पेस्ट करने पर कॉलम का डाटा रो में और रो का डाटा कॉलम में बदल जाता है।
- Format Painter – किसी सेल या टेक्स्ट की फॉर्मैटिंग कॉपी करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग करते हैं, जिस सेल की फॉर्मैटिंग कॉपी करनी है उस सेल पर कर्सर रखें फिर Format Painter ऑप्शन पर क्लिक करें, इसके बाद उस क्राइटेरिया को सिलेक्ट करें जिसपर फॉर्मैटिंग अप्लाई करनी हैं।
Home Tab > Font
टेक्स्ट को फॉर्मैट करने के लिए Home Tab मे Font सेक्शन के अंतर्गत अनेकों ऑप्शन उपलब्ध होते है, यह निम्न प्रकार हैं।
- Text Font – सेल में लिखे टेक्स्ट का स्टाइल बदलने के लिए Font ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Font Size – टेक्स्ट का साइज़ कम या ज्यादा करने के लिए Font Size ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Bold – टेक्स्ट को मोटा बनाने के लिए Bold ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Italic – टेक्स्ट को तिरछा लिखने के लिए Italic ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Underline – टेक्स्ट के नीचे लाइन खीचने के लिए Underline ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Border – सेल पर बॉर्डर लगाने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Fill Color – सेल में कलर भरने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Font Color – रंगीन टेक्स्ट लिखने के लिए Font Color ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
Home Tab > Alignment
टेक्स्ट को सेल मे अलाइन करने के लिए Home Tab मे Alignment सेक्शन का उपयोग करते हैं, इसके अंतर्गत आने वाले ऑप्शन निम्न प्रकार हैं।
- Align Right – टेक्स्ट को सेल में दाहिनी तरफ अलाइन करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Align Left – टेक्स्ट को सेल में बाईं तरफ अलाइन करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Center – टेक्स्ट को सेल के सेंटर में अलाइन करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Top Align – टेक्स्ट को सेल के टॉप में अलाइन करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Middle Align – टेक्स्ट को सेल के केंद्र में अलाइन करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Bottom Align – टेक्स्ट को सेल के बाटम में अलाइन करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Orientation – टेक्स्ट को सेल में रोटैट करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Increase Indent – टेक्स्ट को सेल में दाहिनी तरफ मूव करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Decrease Indent – टेक्स्ट को सेल में बाईं तरफ मूव करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Wrap Text – सेल में लंबे टेक्स्ट को कई लाइनों में तोड़ने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
- Merge & Center – कई सेलेक्टेड सेल को मर्ज कर एक सेल बनाने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करते हैं।
Home Tab > Number Formats
वर्कशीट में डाटा इंटर करने के लिए कई नंबर फॉर्मैट मौजूद होते है, इन नंबर फॉर्मैट का उपयोग अलग-अलग प्रकार के डाटा को दर्ज करने के लिए किया जाता है। नंबर फॉर्मैट को Home Tab से Number सेक्शन के अंतर्गत उपयोग किया जा सकता है, इसके अंतर्गत आने वाले नंबर फॉर्मेट्स निम्न प्रकार हैं –
- General – यह डिफ़ॉल्ट फॉर्मेट होता है, इसमे डाटा बिना किसी फॉर्मेट का इस्तेमाल किए इंटर किया जाता है।
- Number – इस फॉर्मैट का उपयोग तब करते है जब सेल में कोई संख्याएं लिखनी हों।
- Currency – इस फॉर्मेट का इस्तेमाल सेल में मूल्यों को लिखने के लिए किया जाता है।
- Percentage – इस फॉर्मैट का इस्तेमाल नंबर को पर्सेन्ट में लिखने के लिए किया जाता है।
- Date – इस फॉर्मेट का इस्तेमाल सेल में तारीख लिखने के लिए किया जाता है।
- Time – इस फॉर्मैट का इस्तेमाल सेल में समय लिखने के लिए किया जाता है।
- Text – इस फॉर्मैट का इस्तेमाल सेल में टेक्स्ट लिखने के लिए किया जाता है, जैसे – नाम, पता आदि।
- Custom – इसके अंतर्गत नंबर फॉर्मैट के कई विकल्प उपलब्ध होते है जिनका उपयोग डाटा को लिखने के लिए किया जा सकता है, या स्वयं से भी नया फॉर्मैट बना सकते हैं।
Home Tab > Cell Styles
सेल स्टाइल्स के द्वारा डाटा या डेटाबेस को अनेकों प्रकार से फॉर्मैट किया जा सकता है। Home Tab मे Style सेक्शन के अंतर्गत निम्न ऑप्शन्स का उपयोग किया जा सकता है।
Conditional Formatting
सेल में लिखे डाटा को शर्तों के साथ फॉर्मेट करने के लिए Conditional Formatting का उपयोग करते हैं। इसके अंतर्गत नंबर व टेक्स्ट को विभिन्न शर्तों जैसे- Greater Than, Less Than, Equal, Equal, Not Equal आदि के आधार पर डाटा की फॉर्मेटिंग कर सकते हैं। जैसे – किसी छात्रों की रिजल्ट रिपोर्ट में उनके स्कोर के अनुसार सेल के रंग बदल सकते है, टेक्स्ट को बोल्ड कर सकते हैं, पास व फैल दिखाने के लिए आइकन का उपयोग कर सकते हैं, स्कोर के आधार पर डाटा बार का उपयोग करके सेल को रंगों से भर सकते है।
Cell Styles
इसके अंतर्गत डाटा को विभिन्न स्वरूपों में बदल सकते हैं, इसमे सेल के अनेकों स्टाइल उपलब्ध होते है जिन्हे चुनकर डाटा को अधिक आकर्षक बना सकते हैं।
Format Data as Table
इसके अंतर्गत विभिन्न प्रकार कि टेबल स्टाइल मिलती है, जिन्हे आप अपने डाटा पर लागू कर सकते हैं। इससे डाटा बिना फॉर्मेट किए एक स्वरूपित टेबल स्टाइल में बदल जाता है।
Home Tab > Cells
Home Tab मे Cells सेक्शन के अंतर्गत आने वाले ऑप्शन निम्नलिखित हैं।
Insert
यदि किसी डाटाबेस में अगर कॉलम, रो या वर्कशीट को इन्सर्ट करना है तो उसे Home Tab से निम्न तरह से कर सकते हैं।
Column – वर्कशीट जहां कॉलम इन्सर्ट करना है उसके दाहिने वाला कॉलम या सेल सिलेक्ट करें और Home>Cells>Insert>Insert Sheet Column पर जाकर क्लिक करें। इस तरह से कॉलम सेलेक्टेड कॉलम के बाईं तरफ नया कॉलम इन्सर्ट हो जाएगा। एक से अधिक कॉलम इन्सर्ट करने के लिए दाहिने तरफ के उतने कॉलम सिलेक्ट करें फिर इन्सर्ट करें। कॉलम इन्सर्ट करने की शॉर्टकट कुंजी Ctrl + + होती है।
Row – वर्कशीट जहां रो इन्सर्ट करनी है उसके नीचे वाली रो या सेल सिलेक्ट करे और Home>Cells>Insert>Insert Sheet Rows पर जाकर क्लिक करें। इस तरह से नई रो सेलेक्टेड रो के ऊपर इन्सर्ट हो जाएगी। एक से अधिक रो इन्सर्ट करने के लिए नीचे की तरफ के उतने रो सिलेक्ट करें फिर इन्सर्ट करें। रो इन्सर्ट करने की शॉर्टकट कुंजी Ctrl + + होती है।
Sheet – वर्कबुक में नई शीट जोड़ने के लिए Home>Cells>Insert>Insert Sheet पर जाकर क्लिक करें, या वर्कशीट नेवीगेशन बार में + बटन पर क्लिक करें।
Delete
यदि किसी डाटाबेस में अगर कॉलम या रो डिलीट करना है तो उसके लिए निम्न तरह से कर सकते हैं।
Column – वर्कशीट में एक या एक से अधिक कॉलम को एक साथ डिलीट करने के लिए कॉलम सिलेक्ट करें और Ctrl के साथ – बटन प्रेस करें, या Home>Cells>Delete>Delete Sheet Column पर जाकर क्लिक करें।
Row – वर्कशीट में एक या एक से अधिक रो को एक साथ डिलीट करने के लिए रो सिलेक्ट करें और Ctrl के साथ – बटन प्रेस करें, या Home>Cells>Delete>Delete Sheet Row पर जाकर क्लिक करें।
Sheet – वर्कबुक की किसी ऐक्टिव वर्कशीट को डिलीट करने के लिए Home>Cells>Delete>Delete Sheet पर क्लिक करें, या वर्कशीट नेवीगेशन बार में शीट पर राइट क्लिक करके डिलीट ऑप्शन चुने।
Format
Row Height – इस ऑप्शन के द्वारा रो की हाइट सेट कर सकते हैं, या स्वतः हाइट के लिए Autofit ऑप्शन का चुनाव कर सकते हैं। Row की हाइट को सेट करने के लिए Row को सिलेक्ट करे फिर Row Height ऑप्शन पर जाए और वैल्यू दर्ज करें।
Column Width – इस ऑप्शन के द्वारा कॉलम की चौड़ाई सेट कर सकते हैं, या डिफ़ॉल्ट चौड़ाई के लिए Default Width तथा डाटा के अनुसार फिट होने के लिए Autofit ऑप्शन का उपयोग कर सकते हैं। Column की चौड़ाई को सेट करने के लिए Column को सिलेक्ट करे फिर Column Width ऑप्शन पर जाए और वैल्यू दर्ज करें।
Hide/Unhide – इस ऑप्शन के द्वारा वर्कशीट, रो तथा कॉलम को छिपा व दिखा सकते हैं। कॉलम व रो को हाइड करने के लिए कॉलम या रो को सिलेक्ट करे और Hide Row/Column ऑप्शन पर क्लिक करें। छिपे हुए कॉलम या रो को पुनः अनहाइड करने के लिए Unhide Row/Column ऑप्शन पर क्लिक करें।
Home Tab > Find & Select
Home Tab मे Find & Select सेक्शन के अंतर्गत किसी डाटाबेस में किसी रिकार्ड को टेक्स्ट या नंबर के द्वारा खोजा या रिप्लेस किया जा सकता है, इस सेक्शन के अंतर्गत निम्न ऑप्शन आते हैं।
- Find – इस ऑप्शन के द्वारा किसी टेक्स्ट या नंबर को खोजा जा सकता है, जैसे किसी स्टूडेंट के डाटाबेस में किसी स्टूडेंट को उसके नाम से या रोल नंबर के द्वारा खोज सकते हैं।
- Replace – इस ऑप्शन के द्वारा किसी टेक्स्ट को किसी अन्य टेक्स्ट के साथ रिप्लेस कर सकते हैं, जैसे किसी स्टूडेंट के डाटाबेस में स्टूडेंट के जेन्डर M और F नेम से लिखे गए हैं, रिप्लेस ऑप्शन के द्वारा सभी M को Male से और F को Female से एक बार में रिप्लेस कर सकते हैं।
- Goto – इस ऑप्शन के द्वारा वर्कशीट के विभिन्न भागों पर पहुंचा जा सकता है।
Insert Tab > Tables
Insert Tab मे Tables सेक्शन के अंतर्गत निम्न दो ऑप्शन आते हैं, इनका उपयोग निम्न प्रकार है।
Pivot Table
पिवट टेबल के द्वारा किसी डाटाबेस में दर्ज जानकारियों को विभिन्न शर्तों के साथ देखा जा सकता है, जैसे किसी स्टूडेंट के डाटाबेस में कुल स्टूडेंट की संख्या, मेल-फीमैल स्टूडेंट की संख्या, जाति के अनुसार स्टूडेंट की संख्या, कोर्स के अनुसार स्टूडेंट की संख्या, एजुकेशन के अनुसार स्टूडेंट की संख्या आदि। इसके अलावा जैसे फीमैल स्टूडेंट की जाति, कोर्स और एजुकेशन के अनुसार स्टूडेंट संख्या देख सकते हैं।
पिवट टेबल का उपयोग विभिन्न प्रकार से किया जा सकता है, जैसे – किसी कंपनी में डिपार्टमेंट के आधार पर एक दो या कई महीनों की सेल्स या खर्चों की रिपोर्ट को कस्टमाइज़ करके देखा जा सकता है।
Table
किसी भी नॉर्मल डाटाबेस को टेबल में बदल सकते हैं, जिससे डाटा को फ़िल्टर या सॉर्ट किया जा सकता है।
Insert Tab > Illustrations
Insert Tab मे Illustrations सेक्शन के अंतर्गत वर्कशीट में जरूरत के अनुसार पिक्चर्स, शैप व स्मार्ट आर्ट जोड़ सकते हैं। स्मार्ट आर्ट के द्वारा डाटा को विभिन्न स्वरूपों जैसे – List, Process, Cycle आदि ग्राफिकल फॉर्म में प्रस्तुत किया जा सकता है। स्मार्ट आर्ट में डाटा को रिप्रेजेंट करने के लिए पिक्चर्स व लिस्ट आदि का भी उपयोग किया जा सकता है।
Insert Tab > Chart
Insert Tab मे Chart सेक्शन के अंतर्गत उपलब्ध विभिन्न प्रकार के चार्ट का इस्तेमाल डाटा को ग्राफिकल फॉर्म में प्रदर्शित कराने के लिए किया जाता है। Excel मे कई प्रकार के चार्ट उपलब्ध होते है, जैसे – Column, Bar, Line, Hierarchy आदि। ये सभी चार्ट अलग-अलग प्रकार के डाटा को दिखाने के लिए उपयोग किए जाते हैं। उदाहरण के लिए किसी कंपनी की मंथली सेल्स रिपोर्ट को कॉलम चार्ट में डिस्प्ले करा सकते हैं।
Pivot Chart
पिवट चार्ट टेबल के डाटा को चार्ट मे प्रस्तुत करता है, इससे डाटा ग्राफिकल फॉर्म मे अधिक समझने योग्य प्रदर्शित होता है।
Insert Tab > Sparklines
स्पार्कलाइंस मिनी चार्ट्स होते हैं जो किसी सेल मे फिट हो जाते हैं। स्पार्कलाइन का उपयोग ऐसे डाटा को प्रदर्शित कराने के लिए किया जा सकता है जैसे कई महीनों की सेल्स रिपोर्ट को ग्राफ मे प्रदर्शित करना। इनका उपयोग करने के लिए पहले जिस सेल मे स्पार्कलाइन लगानी है उस सेल पर क्लिक करे, फिर Insert Tab मे Sparkline सेक्शन के अंतर्गत Line या Column जो भी स्पार्कलाइन सेट करनी हो उसपर क्लिक करे। इसके बाद वैल्यू की रेंज सिलेक्ट करे और ok बटन पर क्लिक करें। इस प्रकार स्पार्कलाइन का उपयोग किया जा सकता है। नीचे पिक्चर मे इसका इग्ज़ैम्पल दिया गया है।
Insert Tab > Slicer
Microsoft Excel 2021 मे स्लाइसर का उपयोग विजुअली रूप से डाटा को सॉर्ट व फ़िल्टर करने के लिए किया जाता है। किसी डाटाबेस की सभी फील्ड्स के लिए अलग-अलग स्लाइसर क्रीऐट किए जा सकते है। स्लाइसर का उपयोग करने के लिए पहले डाटाबेस को टेबल (Ctrl + T) मे कन्वर्ट कर लें इसके बाद Insert Tab मे Slicer ऑप्शन पर क्लिक करें। अब जिन फील्ड्स के Slicer क्रीऐट करने उन्हे सिलेक्ट कर ok बटन पर क्लिक करें।
Insert Tab > Link
Link ऑप्शन का इस्तेमाल करके किसी टेक्स्ट या सेल पर किसी वर्कशीट, फाइल, वेब पेज, यूआरएल आदि का लिंक क्रीऐट कर सकते हैं।
Insert Tab > Text
Insert Tab मे Text सेक्शन के अंतर्गत निम्नलिखित ऑप्शन आते हैं, यह निम्न प्रकार है।
Header & Footer
हेडर & फूटर का इस्तेमाल प्रिंटेड पेज पर कोई जानकारी प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है। हेडर या फूटर में कोई टेक्स्ट, पेज नंबर, डेट टाइम, पिक्चर आदि जोड़ सकते है, हेडर प्रत्येक पेज के ऊपरी हिस्से में प्रदर्शित होता है और फूटर निचले हिस्से में। Microsoft Excel 2021 में कई रेडीमेड हेडर और फूटर के फॉर्मेट उपलब्ध होते हैं जिनका इस्तेमाल किया जा सकता हैं।
Word Art
वर्डआर्ट डेकोरेटिव टेक्स्ट ऑब्जेक्ट होते हैं, इनका इस्तेमाल करके किसी टेक्स्ट को अलग-अलग स्टाइल में लिखा जा सकता हैं तथा वर्कशीट में कहीं भी प्लेस किया जा सकता है।
Text Box
टेक्स्ट बॉक्स एक ऑब्जेक्ट होता है इसका इस्तेमाल टेक्स्ट लिखने के लिए किया जाता है। इस टेक्स्ट बॉक्स को वर्कशीट मे कहीं भी प्लेस किया जा सकता है।
Insert Tab > Symbols
इस ऑप्शन के द्वारा विभिन्न प्रकार के सिंबल्स को ऐड कर सकते है जो कीबोर्ड में मौजूद नहीं हैं। जैसे – ऐरो, ईमेल, फोन, होम, लोकैशन आदि।
Page Layout Tab > Themes
थीम्स के द्वारा वर्कबुक की ओवरआल अपीरियन्स को बदल सकते हैं, जैसे – फॉन्ट स्टाइल, कलर आदि। Excel में कई थीम्स स्टाइल मौजूद होती है जिनका उपयोग कर सकते हैं।
Page Layout Tab > Page Setup
- Margins – मार्जिन पेज के चारों ओर का एरिया होता है जिसे प्रिंटिंग के दौरान छोड़ दिया जाता हैं। इसे कम या ज्यादा सेट कर सकते हैं। कुछ मार्जिन सेटिंग पहले से उपलब्ध होती है जैसे – Normal, Narrow आदि।
- Orientation – पेज को पोर्ट्रेट या लैंडस्केप मोड में प्रिन्ट करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग करते हैं।
- Size – प्रिन्ट करने के लिए पेज का साइज़ जैसे – A4, Letter, Legal आदि सेट कर सकते हैं।
- Print Area – प्रिंटिंग के दौरान वर्कशीट में कही से भी जितना एरिया प्रिन्ट करना चाहे वह सेट कर सकते हैं। इससे जितना एरिया सेट किया गया है वही प्रिन्ट होगा।
- Background – वर्कशीट या पेज के बैकग्राउंड में कोई कलर या पिक्चर सेट कर सकते हैं।
- Print Titles – वर्कशीट में प्रिंटिंग के दौरान हर पेज पर कोई रो या कॉलम रिपीट कराने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग करते हैं। जैसे – किसी डाटाबेस की पहली रो जिसमे फील्ड्स लिखी है वह हर पेज पर रिपीट करा सकते हैं।
Page Layout Tab > Scale to Fit
इस ऑप्शन के द्वारा प्रिंटिंग के लिए डाटाबेस की चौड़ाई व ऊंचाई को स्केल कर फिट कर सकते हैं। अगर डाटाबेस एक से अधिक पेज में प्रिन्ट हो रहा है तो पूरे डाटाबेस को इसे लंबाई या चौड़ाई में औटोमेटिक या एक दो आदि पेज में सेट कर प्रिन्ट कर सकते हैं।
Page Layout Tab > Sheet Options
इस सेक्शन के अंतर्गत वर्कशीट की ग्रिडलाइंस व हेडिंग को ऑन/ऑफ कर सकते हैं।
Formula Tab > Formulas
फार्मूला लिस्ट के लिए इस लिंक पर क्लिक करें
Formula Tab > Defined Names
- Name Manager – इस विकल्प के द्वारा किसी रेंज व सलेक्टेड डाटा को किसी नाम से डिफाइन कर सकते है। डिफ़ाइन किए गए नामों को एडिट, सर्च और डिलीट भी कर सकते हैं। डिफ़ाइन गए Names का उपयोग किसी फॉर्मूले के साथ कर सकते है। जैसे =SUM(A1:A10) के बजाय =SUM(Sale), यहाँ Sale एक Name है जिसे A1:A10 को सिलेक्ट करके डिफाइन किया गया है।
- Define Name – इस विकल्प के द्वारा किसी रेंज को किसी नाम से डिफाइन कर सकते हैं।
- Used in Formula – इस फ़ंक्शन के द्वारा किसी फॉर्मूले मे डिफ़ाइन किए गए नामों का उपयोग कर सकते हैं।
Formula Tab > Formula Auditing
- Trace Precedents – यह विकल्प फॉर्मूलेटेड सेल को तीर से इंगित करता है जो दिखाता है कि कितने सेल प्रभावित हैं।
- Trace Dependence – इस विकल्प के द्वारा यह पता कर सकते है, कि किसी सेल का इस्तेमाल किस फॉर्मूलेटेड सेल मे किया गया है। यह फॉर्मूलेटेड सेल को तीर से इंगित करता है।
- Remove Arrows – यह विकल्प सभी तीर को हटा देता है।
- Show Formula – यह विकल्प किसी कैलकुलेटेड सेल के फार्मूला को दिखाता है।
- Error Checking – यह विकल्प फॉर्मूलों या सेल में होने वाली सामान्य त्रुटियों की जांच करता है।
- Evaluate Formula – यह विकल्प एक डायलाग बॉक्स खोलता है जो यह प्रदर्शित करता है कि फार्मूला ने स्टेप बाई स्टेप मान की गणना कैसे की।
- Watch Window – यह विकल्प एक वॉच विकल्प जोड़ता है जो किसी सेल की सूचना को सेल नंबर, शीट नंबर, वर्कबुक नंबर, वैल्यू और एप्लाइड फॉर्मूला के रूप में प्रदर्शित करता है।
Formula Tab > Calculation
यह सेक्शन वर्कबुक या वर्कशीट में फॉर्मूलों के लिए ऑटोमैटिक कैलकुलेशन को चालू या बंद करने के लिए उपयोग किया जाता है। यदि आप ऑटोमैटिक कैलकुलेशन बंद कर देते हैं तो आप इस सेक्शन का उपयोग वर्तमान सेल या पूरी शीट को मैन्युअल रूप से गणना करने के लिए कर सकते हैं।
Data Tab > Get & Transform Data
यह सेक्शन हमे किसी बाहरी सोर्स से डाटा को इम्पोर्ट करने की सुविधा प्रदान करता है। इसका उपयोग करते हुए हम किसी फाइल जैसे – workbook, pdf, xml, text आदि से डाटा इम्पोर्ट कर सकते हैं या किसी web page या web server से भी डाटा इम्पोर्ट करने की सुविधा मिलती है।
Data Tab > Queries & Connections
यह सेक्शन बाहरी सोर्स से इम्पोर्ट किए गए डाटा की प्रॉपर्टी, कनेक्शन को जाँचने, कनेक्शन एडिट व रिफ्रेश करने की सुविधा प्रदान करता है।
Data Tab > Sort & Filter Data
डाटाबेस को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के लिए Data Tab मे Sort & Filter ऑप्शन का उपयोग करते हैं। सॉर्ट ऑप्शन का उपयोग करके डाटा को वैल्यूस या टेक्स्ट के आधार पर असेंडिंग व डिसेंडिंग ऑर्डर में बदल सकते हैं तथा फ़िल्टर के द्वारा डाटा को किसी क्राइटेरिया के आधार पर फ़िल्टर किया जा सकता है। अड्वान्स फ़िल्टर का उपयोग करते हुए डाटा को विभिन्न शर्तों के आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए किसी जेन्डर कॉलम में फ़िल्टर ऑप्शन के द्वारा पुरुष और महिला को अलग-अलग फ़िल्टर किया जा सकता है।
Data Tab > Data Tools
डाटा को मैनेज करने के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण सेक्शन है, इसमे कई विकल्प मिलते है जो निम्न प्रकार हैं।
Text to column
इस विकल्प के द्वारा किसी सेल के टेक्स्ट को स्पेस, कॉलन, कॉमा, टैब आदि के आधार पर कॉलम में डिस्ट्रिब्यूट कर सकते हैं।
Flash Fill
यह विकल्प किसी कॉलम में लिखे डाटा को अगले कॉलम में सेंस करके फिल करता है, जैसा यूजर ने कॉलम की पहली सेल में लिखा है। उदाहरण के लिए माना किसी कॉलम में मन्थ के साथ इयर (Jan 2023) लिखा है, अब यूजर अगले कॉलम में पिछले कॉलम के केवल मन्थ प्रदर्शित करना चाहता है तो यूजर कॉलम की पहली सेल मे मन्थ लिख कर बाकी सभी सेल को सिलेक्ट कर फ्लैश फिल करेगा इस प्रकार पिछले कॉलम के सभी मन्थ फिल हो जाएंगे।
Remove Duplicates
इस विकल्प के द्वारा किसी सेलेक्टेड रेंज में डुप्लिकेट डाटा को रिमूव कर सकते हैं।
Data Validation
इस विकल्प के द्वारा हम डाटा की किसी सेलेक्टेड रेंज पर वैलिडेशन सेट कर सकते हैं, जिससे इनवैलिड डाटा फ़ीड न किया जा सके। उदाहरण के लिए जैसे हम किसी रेंज में डेट की क्राइटेरिया सेट कर सकते हैं जिससे इनवैलिड डेट न फ़ीड हो, या अगर डाटा पहले से फ़ीड है तो जो डाटा इनवैलिड है उसे सर्कल में प्रदर्शित करा सकते हैं। डाटा वैलिडेशन को Number, Date, Text, Time आदि पर सेट कर सकते हैं।
Consolidate
इस विकल्प के द्वारा कई सीट्स का डाटा किसी एक शीट पर कैलकुलेट कर सकते हैं। जैसे खर्चों की रिपोर्ट्स को अलग-अलग शीट्स पर रिकार्ड किया गया है। अब काँसोलिडेट ऑप्शन के द्वारा सभी सीट्स के खर्चों का योग किसी एक शीट पर कैलकुलेट किया जा सकता हैं।
Data Tab > What if Analysis
Scenario Manager
इस विकल्प के द्वारा हम किसी व्यवसाय आधारित खर्चों के लिए समरी रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं। उदाहरण के लिए माना किसी कंपनी में कर्मचारियों को दीवाली पर उनके वेतन का कम से कम 10% व अधिक से अधिक 20% बोनस देना है तो इसके लिए एक अनुमानित समरी रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं कि जब प्रत्येक कर्मचारी को वेतन का 10% बोनस दिया जाएगा तो कितना खर्च आएगा या 15% पर कितना खर्च आएगा।
Goal Seek
यह विकल्प ऐसे मानो को खोजने के लिए उपयोग किया जाता है, जिसके बारे में जानकारी नहीं होती है। उदाहरण के लिए हम गोलसीक का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि आपके Loan Goal को पूरा करने के लिए आपको कितने समय की आवश्यकता होगी। जैसे – 100000 Rs. का लोन 8% रेट के आधार पर 4000 Rs. किस्त के अनुसार कितने महीनों में अदा किया जा सकता है।
Data Table
एक Data Table Cells की एक रेंज है, जिसमें हम किसी समस्या के लिए एक से अधिक उत्तरों की गणना कर सकते हैं। डाटा टेबल का उपयोग करने के लिए एक अच्छा उदाहरण PMT फ़ंक्शन है, डाटा टेबल के साथ PMT फ़ंक्शन का उपयोग करके Loan Amount, Period और Rate के आधार पर विभिन्न EMIs की टेबल तैयार कर सकते है।
Data Tab > Outline
यह सेक्शन Rows तथा Columns के लिए Group व Ungroup फीचर प्रदान करता है, इसके द्वारा Rows तथा Columns को Collapse या Expand किया जा सकता है जिससे जानकारियों को छिपा व दिखा सकते हैं। इसके अलावा Grouped Items का Total व Subtotal भी कर सकते हैं।
Review Tab > Proofing Features
- Spelling – इस विकल्प के द्वारा शीट में लिखे टेक्स्ट की स्पेलिंग जांच कर उन्हे ठीक कर सकते है।
- Thesaurus – इस विकल्प के द्वारा किसी शब्द से संबंधित अनेक शब्द खोज सकते हैं।
- Workbook Statistics – इस विकल्प से वर्कबुक और वर्कशीट की जानकारियों को चेक कर सकते हैं। जैसे – Total Sheets, No of Formulas, Tables, Cell with Data etc.
Review Tab > Comment
Review Tab मे Comment सेक्शन के अंतर्गत Comment ऑप्शन के द्वारा किसी टेक्स्ट या सेल पर कमेन्ट जोड़ सकते हैं, कमेन्ट के रूप में कोई शॉर्ट नोट लिख सकते हैं जो डिफ़ॉल्ट रूप से हाइड हो जाता है, इन्सर्ट गई कमेन्ट को नेविगेट या डिलीट भी कर सकते हैं।
Review Tab > Protect
डाटा को प्रोटेक्ट करने के लिए Review Tab मे Protect सेक्शन के अंतर्गत निम्नलिखित ऑप्शन दिए गए हैं।
Protect Sheet
इस विकल्प के द्वारा शीट को पासवर्ड से प्रोटेक्ट कर सकते हैं, जिससे कोई अन्य यूजर शीट के डाटा में छेड़-छाड़ नहीं कर सकता।
Protect Workbook
इस विकल्प के द्वारा पूरी वर्कबुक को पासवर्ड से प्रोटेक्ट कर सकते हैं। जिससे कोई अन्य यूजर वर्कबुक में कोई बदलाव नहीं कर सकता।
Allow Edit Ranges
इस विकल्प के द्वारा किसी यूजर के लिए एक रेंज निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसमे वह बदलाव कर सकता है, बाकी पूरी शीट को पासवर्ड से प्रोटेक्ट कर सकते हैं।
Share Workbook
इस विकल्प के द्वारा वर्कबुक को नेटवर्क में शेयर व अनशेयर कर सकते हैं।
View Tab > Workbook Views
View Tab मे Workbook Views सेक्शन वर्कबुक को विभिन्न व्यू मोड में प्रदर्शित करने की सुविधा प्रदान करता है, ये सभी व्यू निम्न प्रकार हैं।
- Normal View – यह डिफ़ॉल्ट व्यू होता है। इसमे वर्कशीट नॉर्मल मोड में प्रदर्शित होती है।
- Page Break Preview – इस व्यू मोड में पेज ब्रेक्स प्रदर्शित होते हैं।
- Page Layout – इस व्यू मोड में वर्कशीट पेजेस में डिस्ट्रिब्यूट होती है।
- Custom Views – इस मोड में सेव की गई लोकैशन या रेंज को देखा जा सकता हैं, तथा वर्कशीट की किसी रेंज को किसी नाम से सेव कर सकते हैं।
View Tab > Show
View Tab मे Show सेक्शन के अंतर्गत Ruler, Formula Bar, Headings व Gridlines आदि को दिखा व छिपा सकते हैं।
View Tab > Zoom
View Tab मे Zoom सेक्शन के अंतर्गत शीट को जूम इन या ज़ूम आउट कर सकते हैं, सिलेक्शन ज़ूम में जितना एरिया सिलेक्ट होता है उतना ज़ूम होता है।
View Tab > Window
View Tab मे Window सेक्शन के अंतर्गत विंडो से रिलेटेड कई विकल्प आते हैं। इन विकल्पों का इस्तेमाल करके एक से अधिक विंडो को ओपन कर डाटाबेस पर कार्य कर सकते हैं। Window सेक्शन के अंतर्गत आने वाले ऑप्शन निम्न प्रकार हैं।
- New Window – इस ऑप्शन के द्वारा वर्तमान विंडो की डुप्लीकेट विंडो ओपन कर सकते हैं।
- Arrange All – इस ऑप्शन के द्वारा सभी खुली हुई विंडो को अरेंज किया जा सकता है।
- Freeze Panes – इस विकल्प के द्वारा वर्कशीट की पहली रो या पहला कॉलम को फ्रीज किया जा सकता है।
- Split – इस विकल्प के द्वारा वर्कशीट को दो भागों मे तोड़ सकते हैं, जिससे वे अलग-अलग स्क्रॉल हो सकें।
- View Side by Side – इस ऑप्शन के द्वारा दो विंडो को साइड बाई साइड देखा जा सकता है।
View Tab > Macros
View Tab मे Macros सेक्शन के अंतर्गत मैक्रोस का उपयोग कर सकते हैं। यह एक प्रोग्राम है जिसका उपयोग माउस क्रियाओं और कीस्ट्रोक्स सहित किसी कार्य को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए रिकॉर्ड किया गया कोई डाटा कोई भी टेम्पलेट हो सकता है। Excel में Macro Feature दोहराने योग्य काम के लिए सबसे उपयोगी फीचर है, यदि कोई काम हम समय-समय पर दोहराते हैं, तो हम इसे Macro के द्वारा रिकॉर्ड कर सकते हैं और आवश्यकता होने पर चला सकते हैं।
Help Tab > Help
Help – किसी ऑप्शन से संबंधित जानकारी को Help ऑप्शन में जाकर सर्च कर सकते हैं।
Show Training – इस ऑप्शन के द्वारा माइक्रोसॉफ्ट वर्ड से संबंधित अनेकों ट्रैनिंग वीडियोज़ देख सकते हैं।
Community – इस विकल्प के द्वारा Microsoft Excel 2021 के कम्यूनिटी ब्लॉग से जुड़ा जा सकता है।
Conclusion
प्रिय पाठक, इस आर्टिकल Microsoft Excel 2021 Complete Notes in Hindi के माध्यम से आज हमने आपको Microsoft Excel 2021 के सम्पूर्ण नोट्स प्रोवाइड कराने की पूर्ण कोशिश की है। उम्मीद करता हूँ यह आर्टिकल आप सभी के लिए जरूर इन्फॉर्मटिव रहा होगा। फिर भी किसी प्रकार के प्रश्न के लिए कृपया कमेन्ट अवश्य करें तथा ऐसी ही अन्य पोस्ट से अपडेट रहने के लिए हमे निम्न सोशल मीडिया पर भी जॉइन करें।
