Recording Entry in Vouchers (Part 1) वाउचर्स मे एंट्री रिकार्ड करना (भाग 1) – #TallyPrime – 9

आज इस पोस्ट के अंतर्गत आप Tally Prime के विभिन्न Accounting Voucher मे एंट्री करना जानेंगे। Accounting Voucher क्या होते हैं, यह जानने के लिए आप पिछली पोस्ट What are the Vouchers in Tally Prime पढ़ सकते हैं। Tally मे अलग-अलग सौदों की एंट्री अलग-अलग वाउचर्स मे की जाती है, इसके लिए प्रत्येक वाउचर के अनुसार विभिन्न सौदों की एंट्री अलग-अलग Accounting Voucher मे कैसे करेंगे चलिए जानते हैं-

Tally Prime Voucher Configuration Settings (F12)

वाउचर मे एंट्री करने से पहले किसी भी वाउचर मे जाकर F12 कुंजी प्रेस करके निम्न सेटिंग को Yes सेट कर लेंगे। अलग- अलग वाउचर के अनुसार F12 Configuration सेटिंग्स भी डिफरेंट होती है, तथा कुछ कॉमन सेटिंग्स होती है जो सभी वाउचर के लिए उपयोग होती हैं। अभी बेसिक लेवल से एंट्री करना सीख रहे है, तो उन्ही सेटिंग/फीचर्स को Yes करेंगे जिनका इस्तेमाल करेंगे बाकी No रहने देंगे।

Gateway of Tally>Transaction>Vouchers>F12

• जब डिफ़ॉल्ट रूप मे Vouchers मे एंट्री करते है तो Cr/Dr की जगह To/By आता है, इसे चेंज कर Cr/Dr लाने के लिए Use Cr/Dr instead of To/By during voucher entry : Yes सेट करें।
• अगर कैश खाते मे बैलेंस निगेटिव है तो एंट्री करते वक्त इसकी सूचना प्राप्त करने के लिए Warn on negative Cash Balance : Yes सेट करे।
• अगर पार्टी के एक से अधिक बिल है तो उनकी लिस्ट दिखाने के लिए Show list of Bills for selection : Yes सेट करें।
• एंट्री करते वक्त डेट ऑप्शन को छोड़ने के लिए Skip the Date field during voucher creation : Yes सेट करें।
• उधार माल की खरीद व बिक्री करते वक्त बिल जेनरैट करने के लिए Show Bill-wise Details : Yes सेट करें।

Single Entry/Double Entry Mode Concept (Ctrl+H)

Payment, Receipt और Contra Voucher मे एंट्री करने के लिए दो प्रकार के वाउचर मोड उपलब्ध होते हैं, जो निम्न प्रकार से इस्तेमाल किए जाते हैं –

1. Single Entry Mode – इस मोड मे पेमेंट के लेन-देन के लिए आप केवल एक ही माध्यम चुन सकते हैं, या तो Cash या Bank.
2. Double Entry Mode – इस मोड मे पेमेंट के लेन-देन के लिए आप एक से अधिक माध्यम चुन सकते हैं, जैसे – किसी सौदे मे Cash और Bank दोनों से पेमेंट किया जा सकता है।

Single Entry और Double Entry Mode को Voucher मे Ctrl + H प्रेस करके लागू किया जा सकता है।

Contra Voucher (F4)

कंट्रा वाउचर एक Accounting Voucher है, इसका उपयोग बैंक खाते मे कैश जमा करना, कैश की निकासी व दूसरे खाते मे कैश ट्रांसफर करने के लिए किया जाता है।

नोट – Contra Voucher डिफ़ॉल्ट रूप से Single Entry Mode मे सेट रहता है, जरूरत के अनुसार इसे Double Entry Mode मे सेट करने के लिए Ctrl + H प्रेस करे तथा Double Entry ऑप्शन चुनें। Double Entry Mode मे एक से अधिक खाते डेबिट/क्रेडिट किए जा सकते हैं।

1. SBI खाते मे 25000 रु जमा किए।

Create Ledgers –

SBI A/c > Bank Account

Entry :

Cr Cash		25000
Dr SBI A/c	25000
Narration : Being Deposit cash

Tally Prime मे की गई उपरोक्त एंट्री का प्रारूप

2. SBI खाते से 10000 रु निकाले।

Create Ledgers –

SBI A/c > Bank Account

Entry –

Cr SBI A/c		10000
Dr Cash	10000
Narration : Being withdraw cash

3. SBI खाते से PNB खाते मे 9000 रु ट्रांसफर किए।

Create Ledgers –

SBI A/c > Bank Account, PNB A/c > Bank Account

Entry –

Cr SBI A/c		9000
Dr PNB A/c	9000
Narration : Being transfer amount

Payment Voucher (F5)

पेमेंट वाउचर एक Accounting Voucher है, इस वाउचर का उपयोग कैश या बैंक से किए गए पेमेंट की एंट्री करने के लिए करते है। जैसे- पार्टी का बकाया पेमेंट करना, खर्चे पेमेंट, नगद संपत्ति खरीदना आदि।

नोट – Payment Voucher डिफ़ॉल्ट रूप से Single Entry Mode मे सेट रहता है, जरूरत के अनुसार इसे Double Entry Mode मे सेट करने के लिए Ctrl + H प्रेस करे तथा Double Entry ऑप्शन चुनें। Double Entry Mode मे पेमेंट करने के लिए एक से अधिक खाते क्रेडिट किए जा सकते हैं।

1. चाय खर्च नगद भुगतान किया 2500 रु।

Create Ledgers –

Tea Expense > Indirect Expense

Entry –

Dr Tea Expense	2500
Cr Cash		2500
Narration : Being tea expense paid by cash

2. सोहन को 12000 रु SBI खाते से तथा 10000 रु नगद भुगतान किए।

Create Ledgers –

SBI A/c > Bank Account, Sohan > Sundry Debtor

Entry –

Dr Sohan	22000
Cr SBI A/c		12000
Cr Cash		10000
Narration : Being payment paid

3. 6500 रु की ऑफिस कुर्सी नगद खरीदी।

Create Ledgers –

Office Chair > Fixed Assets

Entry –

Dr Office Chair	10000
Cr Cash		10000
Narration : Being chair purchase by cash

Receipt Voucher (F6)

रिसीप्ट वाउचर एक Accounting Voucher है, इस वाउचर का उपयोग कैश व बैंक मे नगद मे की गई प्राप्तियों की एंट्री करने के लिए करते हैं। जैसे – पार्टी से बकाया पेमेंट रिसीव करना, इंकम प्राप्त करना, कर्ज लेना या किसी संपत्ति को बेचना आदि।

नोट – Receipt Voucher डिफ़ॉल्ट रूप से Single Entry Mode मे सेट रहता है, जरूरत के अनुसार इसे Double Entry Mode मे सेट करने के लिए Ctrl + H प्रेस करे तथा Double Entry ऑप्शन चुनें। Double Entry Mode मे पेमेंट प्राप्त करने के लिए एक से अधिक खाते डेबिट किए जा सकते हैं।

1. 1900 रु कमीशन प्राप्त किया।

Create Ledgers –

Commission Received > Indirect Income

Entry –

Cr Commission Received		1900
Dr Cash	1900
Narration : Being commission received by cash

2. वरुण से 2100 रु नगद तथा 5000 SBI खाते मे प्राप्त हुए।

Create Ledgers –

Varun > Sundry Creditor, SBI A/c > Bank Account

Entry –

Cr Varun		7100
Dr Cash	2100
Dr SBI A/c	5000
Narration : Being payment received

3. Axis Bank से 75000 रु लोन लिया।

Create Ledgers –

Axis Bank Loan A/c > Loans (Liability)

Entry –

Cr Axis Bank Loan A/c	75000
Dr Cash		75000
Narration : Being taken loan

Journal Voucher (F7)

जर्नल वाउचर एक Accounting Voucher है, इस वाउचर का इस्तेमाल ऐसी एंट्रीस को करने के लिए किया जाता है जो किसी अन्य वाउचर मे फिट नहीं होती हैं। जैसे – संपत्ति पर ह्रास, माल की वापसी आदि।

नोट – जर्नल वाउचर मे Cash व Bank के लेजर्स डिफ़ॉल्ट रूप से हाइड रहते है, इन्हे शो (Show) के लिए Show More ऑप्शन पर क्लिक करेंगे।

1. मोहन को 3600 रु का खराब माल वापस किया।

Create Ledgers –

Purchase Return > Purchase Account, Mohan > Sundry Creditor

Entry –

Dr Mohan	3600
Cr Purchase Return		3600
Narration : Being returned damaged goods

2. मशीन पर 7600 रु ह्रास हुआ।

Create Ledgers –

Depreciation A/c > Indirect Expense

Entry –

Dr Depreciation A/c	7600
Cr Machine		7600
Narration : Being machine depreciated

Sales Voucher (F8)

सेल्स वाउचर एक Accounting Voucher है, इस वाउचर का इस्तेमाल माल की बिक्री करने के लिए किया जाता है।

नोट – Sales Voucher डिफ़ॉल्ट रूप से Item Invoice Mode मे सेट रहता है, इसे Voucher Mode या Accounting Invoice Mode मे सेट करने के लिए Ctrl + H प्रेस करें। Voucher Mode मे इन्वाइस जेनरैट नहीं होती है, Item Invoice तथा Account Invoice Mode मे इन्वाइस भी प्रिन्ट की जा सकती हैं। Item Invoice को जब Inventory Sales करते है तब सेट करेंगे।

1. मोहन को 35000 रु का माल बेचा।

Create Ledgers –

Mohan > Sundry Debtor, Sales A/c > Sales Account

Entry –

Dr Mohan	35000
Cr Sales A/c		35000
Narration : Being goods sold for credit

2. नगद माल बेचा कीमत 19000 रु।

Create Ledgers –

Sales A/c > Sales A/c

Entry –

Dr Cash	19000
Cr Sales A/c		19000
Narration : Sold goods by cash

यह भी पढ़ें-

Use of Foreign Currency in Tally Prime (टैली प्राइम मे विदेशी मुद्रा इस्तेमाल करना)

Point of Sale (POS) in Tally Prime (टैली प्राइम मे पॉइंट ऑफ सेल का उपयोग कैसे करें)

Debit and Credit Note Voucher in Tally Prime (डेबिट और क्रेडिट नोट वाउचर का इस्तेमाल कैसे करें)

Purchase Voucher (F9)

पर्चेज वाउचर एक Accounting Voucher है, इस वाउचर का इस्तेमाल माल की खरीददारी करने के लिए किया जाता है।

नोट – Purchase Voucher डिफ़ॉल्ट रूप से Item Invoice Mode मे सेट रहता है, इसे Voucher Mode या Accounting Invoice Mode मे सेट करने के लिए Ctrl + H प्रेस करें। Voucher Mode मे इन्वाइस जेनरैट नहीं होती है, Item Invoice तथा Account Invoice Mode मे इन्वाइस भी प्रिन्ट की जा सकती हैं। Item Invoice को Inventory Purchasing करते है तब सेट करेंगे।

1. राहुल से 12000 रु का माल खरीदा।

Create Ledgers –

Rahul > Sundry Creditor, Purchase A/c > Purchase Account

Entry –

Cr Rahul		12000
Dr Purchase A/c	12000
Narration : Being goods purchase for credit

2. नगद माल खरीदा कीमत 5400 रु।

Create Ledgers –

Purchase A/c > Purchase Account

Entry –

Cr Cash		5400
Dr Purchase A/c	5400
Narration : Purchase goods by cash

Final Words

आज के आर्टिकल मे आपने जाना Tally Prime मे विभिन्न Accounting Voucher मे एंट्री कैसे की जाती है। अगले आर्टिकल Recording Entry in Vouchers के भाग – 2 मे आप व्यापार से संबंधित एक उदाहरण का विभिन्न Accounting Voucher मे एंट्री करना जानेंगे। Tally Prime व अन्य कंप्यूटर संबंधित जानकारी व अपडेट्स के लिए हमे निम्न सोशल मीडिया पर भी जॉइन करें।

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