Gateway of Tally मे आज Transaction सेक्शन के अंतर्गत आने वाले फीचर्स के बारे मे जानेंगे। Transaction Section के अंतर्गत हम वाउचर मे एंट्री करते है तथा की गई एंट्रीस को Daybook मे देख सकते है तथा जरूरत पढ़ने पर उन्हे अपडेट या डिलीट भी कर सकते हैं।

Transactions (सौदे)

व्यापार मे होने वाले लेन-देन को सौदा (Transaction) कहा जाता है। Tally Prime मे Masters बनाने के बाद प्रतिदिन के सभी सौदों की एंट्री वाउचर्स मे करते है।

What are the Vouchers (दस्तावेज क्या होते हैं) –

टैली में वाउचर्स का इस्तेमाल एंट्री करने के लिए किया जाता है। टैली में अलग-अलग सौदों की एंट्री करने के लिए विभिन्न वाउचर्स इस्तेमाल किए जाते है, इनमे से कुछ मुख्य वाउचर Active होते है तथा कुछ वाउचर Inactive होते है, Inactive वाउचर्स को Active करने के लिए Gateway of Tally से वाउचर मे जाकर Other Voucher पर क्लिक करें या F10 प्रेस करे तथा Show Inactive ऑप्शन चुने। इस तरह टैली मे इस्तेमाल होने वाले सभी वाउचर देख पाएंगे। टैली प्राइम मे इस्तेमाल होने वाले वाउचर्स निम्न प्रकार हैं –

Accounting Vouchers  

1. Contra Voucher (F4)– इस वाउचर का इस्तेमाल बैंक से संबंधित एंट्री करने के लिए किया जाता है। जैसे बैंक में अमाउन्ट जमा करना, बैंक से अमाउन्ट निकालना या एक बैंक से दूसरी बैंक में अमाउन्ट ट्रैन्स्फर करना।
2. Payment Voucher (F5)– इस वाउचर का इस्तेमाल कैश व बैंक से नगद में किए गए पेमेंट से संबंधित एंट्री करने के लिए किया जाता है। जैसे – खर्चों का पेमेंट किया, पार्टी को पेमेंट किया आदि।
3. Receipt Voucher (F6)– इस वाउचर का इस्तेमाल कैश व बैंक से संबंधित नगद में की गई प्राप्ति से संबंधित एंट्री करने के लिए किया जाता है। जैसे- पार्टी से पेमेंट प्राप्त करना, Cash प्राप्त करना, Income प्राप्त करना आदि।
4. Journal Voucher (F7)– इस वाउचर का इस्तेमाल Adjustable Entries को करने के लिए किया जाता है, जो एंट्रीस किसी अन्य वाउचर में फिट नहीं होती। जैसे- Depreciation की एंट्री।
5. Sales Voucher (F8)– इस वाउचर का इस्तेमाल माल या सर्विस कि बिक्री के लिए किया जाता है।
6. Purchase Voucher (F9)– इस वाउचर का इस्तेमाल माल या सर्विस खरीदने के लिए किया जाता है।
7. Credit Note Voucher (Alt+F6)– इस वाउचर का इस्तेमाल Seles Return की एंट्री करने के लिए किया जाता है।
8. Debit Note Voucher (Alt+F5)– इस वाउचर का इस्तेमाल Purchase Return की एंट्री करने के लिए किया जाता है।

Non-Accounting Voucher

1. Reversing Journal – इस वाउचर का इस्तेमाल गलत एंट्री को करेक्ट करने के लिए एंट्री रिजर्व करते है, लेकिन इसका अधिकतर प्रयोग नहीं होता।
2. Memo Voucher – इस वाउचर का इस्तेमाल किसी एंट्री को याद रखने के लिए किया जाता है।
3. Optional Voucher (Ctrl+L) – इस वाउचर का इस्तेमाल कर भविष्य मे की जाने वाली एंट्री को पहले से रिकार्ड करके पूर्वानुमान लगा सकते हैं। मुख्य तौर पर इस वाउचर का इस्तेमाल इन-कम्प्लीट सौदों को रिकार्ड करने के लिए करते है। टैली मे इस्तेमाल होने वाले अकाउंटिंग वाउचर को वैकल्पिक वाउचर (Optional Voucher) मे मार्क कर एंट्री कर सकते है, तथा पुनः रेगुलर वाउचर मे बदल सकते हैं। इस वाउचर मे की गई एंट्री का बैलेंसशीट पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता।
4. Post Dated Voucher (Ctrl+T) – इस वाउचर का इस्तेमाल पोस्ट-डेटेड एंट्रीस करने के लिए करते है, वाउचर मे एंट्री दर्ज करते समय, इन्हे पोस्ट डेटेड के रूप में चिह्नित कर सकते हैं, परिणामस्वरूप ये वाउचर में जारी की गई तारीख तक लेजर में अपडेट नहीं होते हैं। यह नियमित तौर पर होने वाले लेनदेन के लिए उपयोगी है। उदाहरण के लिए, यदि किश्तों के भुगतान के लिए पोस्ट डेटेड चेक जारी करते हैं, तो अग्रिम भुगतान सेट कर सकते हैं, और Tally Prime केवल उन्हें देय तिथि पर लेजर में अपडेट करेगा।

Inventory Voucher

1. Receipt Note Voucher (Alt+F9)– इस वाउचर का इस्तेमाल माल के रिसीव हो जाने पर करते हैं।
2. Delivery Note Voucher (Alt+F8)– इस वाउचर का इस्तेमाल माल के डिलीवरी हो जाने पर करते है।
3. Rejection In Voucher (Ctrl+F6)– इस वाउचर का इस्तेमाल रिजेक्ट माल के वापस आने पर करते है।
4. Rejection Out Voucher (Ctrl+F5)– इस वाउचर का इस्तेमाल रिजेक्ट माल को वापस करने पर करते है।
5. Stock journal Voucher (Alt+F7)– इस वाउचर का इस्तेमाल माल कि निर्माण प्रक्रिया तथा ट्रैन्स्फर करने के लिए करते है।
6. Physical Stock Voucher (Ctrl+F7)– इस वाउचर का इस्तेमाल स्टॉक को वेरीफाई करने के लिए करते है।

Order Vouchers

1. Purchase Order Voucher (Ctrl+F9) – इस वाउचर का इस्तेमाल पार्टी को माल खरीदने से संबंधित ऑर्डर देने के लिए करते है।
2. Sales Order Voucher (Ctrl+F8) – इस वाउचर का इस्तेमाल पार्टी को माल बेचने से संबंधित ऑर्डर देने के लिए करते है।
3. Job Work in Order Voucher – इस वाउचर का इस्तेमाल किसी पार्टी से जॉब वर्क ऑर्डर लेने के लिए किया जाता है, जैसे किसी दूसरी पार्टी का माल का निर्माण करने के लिए ऑर्डर लेना।
4. Job Work Out Order Voucher – इस वाउचर का इस्तेमाल किसी पार्टी को जॉब वर्क ऑर्डर देने के लिए किया जाता है, जैसे किसी दूसरी पार्टी से माल निर्माण करवाने के लिए ऑर्डर देना।

Payroll Vouchers

1. Attendance Vouchers – इस वाउचर का इस्तेमाल कर्मचारियों उपस्थिति, अनुपस्थिति दर्ज करने के लिए किया जाता है।
2. Payroll Vouchers (Ctrl+F4) – इस वाउचर का इस्तेमाल कर्मचारियों की Pay slip बनाने के लिए किया जाता है।

Creating a New Voucher (नया वाउचर बनाना) –

Tally Prime हमे स्वयं का वाउचर बनाने की अनुमति प्रदान करता है। जिससे हम अपनी जरूरत के अनुसार नया वाउचर बनाकर एंट्री कर सकते हैं। Tally Prime मे नया वाउचर निम्न तरह बना सकते हैं।

Voucher Type Creation

Gateway of Tally>Masters>Create>Vouchers Type>

Name : Point of Sale

Select type of voucher : Sale

• Activate this voucher type : Yes
• Method of voucher numbering : Automatic
• Use advanced configuration : No
• Allow zero-values transaction : No
• Allow narration in Voucher : Yes
• Provide narration in each ledger in voucher : No
• Enable default accounting allocations : No
• Print voucher after saving : Yes
• Use for POS invoicing : Yes
• Message to print (1) : Thanks for Shopping with us.
• Message for print (2) : Please Visit Again.
• Default title to print : Sales Invoice
• Set/Alter Declaration : Yes

Accept

नया वाउचर बनाते वक्त कई ऑप्शन आते है जिनको हम अपनी जरूरत के अनुसार सेट कर सकते है, यह ऑप्शन अलग-अलग वाउचर्स के आधार पर डिफरेंट होते है। अगर आपको सभी ऑप्शन्स की जानकारी नहीं है तो अधिकतर केसेस मे इन्हे डिफ़ॉल्ट सेट ही रहने दें, क्योंकि जो भी जरूरी ऑप्शन होते है वह पहले से सेट होते हैं।

Voucher Type Update/Delete (वाउचर को अपडेट या डिलीट करना) –

Gateway of Tally>Masters>Alter>Accounting Masters>Voucher Type

Tally Prime मे वाउचर को अपडेट या डिलीट करने के लिए ऊपर दिए गए पाथ के अनुसार वाउचर ओपन करें, अब अगर वाउचर को अपडेट करना है तो वाउचर डिटेल्स को चेंज करके Accept कर लें। इस तरह वाउचर अपडेट हो जाएगा।

अगर वाउचर को डिलीट करना है तो वाउचर को ओपन करे तथा Alt + D प्रेस करे तथा कान्फर्मैशन के लिए Yes करें, इस तरह वाउचर डिलीट हो जाएगा।

ध्यान रहे जिस वाउचर को डिलीट कर रहे है उस वाउचर मे एंट्री मे नहीं होना चाहिए, नहीं तो वाउचर डिलीट नहीं होगा। इसके लिए पहले एंट्री डिलीट करनी होगी।

Note : Tally Prime मे स्वयं से बनाए गए वाउचर को ही डिलीट या अपडेट कर सकते हैं।

Daybook

डेबुक सौदों को रिकार्ड करने के लिए एक पुस्तक होती है। वाउचर्स मे की गई सभी एंट्री को डेबुक मे देखा जा सकता है। जरूरत पड़ने पर किसी भी एंट्री को डेबुक से अपडेट या डिलीट भी किया जा सकता है। डेबुक मे सभी एंट्री Date तथा Voucher Number के क्रम मे दिखाई देती है। किसी अन्य Date की एंट्रीस (Transaction) को देखने के लिए F2 से Date बदल कर देखा जा सकता है। कई दिनों की एंट्रीस को एक साथ Alt+F2 से पीरीअड चेंज करके देखा जा सकता है।

Final Words

आज आपने जाना Tally Prime मे वाउचर क्या होते है, तथा नया वाउचर कैसे बनाते हैं।अगली पोस्ट मे वाउचर एंट्री कैसे की जाती है यह जानेंगे, Tally Prime व अन्य कंप्यूटर संबंधित निरंतर अपडेट्स के लिए हमसे Facebook व Telegram पर जुड़ सकते हैं। अगर आप इस पोस्ट से संबंधित कुछ कहना चाहते है तो कृपया कमेन्ट करे, हमे आपको रिप्लाई करने मे खुशी होगी।